Algemene Gebruiksvoorwaarden

1.1. Voorwerp

Deze Algemene Gebruiksvoorwaarden regelen de toegang tot en het gebruik van de applicaties Synkro Clinic en Synkro Motion, via webbrowser en via mobiele applicatie.

Zij vormen één enkel document, gemeenschappelijk voor beide applicaties. De regels die voor alle gebruikers gelden, worden slechts één keer vermeld. De regels die eigen zijn aan een profiel van Professional staan in twee afzonderlijke artikelen: artikel 14 ("Specifieke bepalingen voor zorgverleners (Synkro Clinic)") en artikel 15 ("Specifieke bepalingen voor sportprofessionals (Synkro Motion)"). Artikel 3 bepaalt welk van deze twee artikelen van toepassing is.

1.2. Uitgever

De applicaties worden uitgegeven door:

1.3. Contractuele documenten

Het contractuele kader bestaat uit de volgende documenten, die gemeenschappelijk zijn voor Synkro Clinic en Synkro Motion:

• deze Algemene Gebruiksvoorwaarden, die op elke gebruiker van toepassing zijn;
• de Algemene Verkoopvoorwaarden, die het Abonnement, de licenties, de prijs, de facturering en de opzegging regelen;
• het Privacybeleid, dat de verwerkingen van persoonsgegevens, de ontvangers, de bewaartermijnen en de rechten van de betrokkenen beschrijft;
• de Verwerkersovereenkomst ("DPA"), gesloten in de zin van artikel 28 van verordening (EU) 2016/679 ("AVG") tussen Synkro en elke Professional, zowel zorgverlener als sportprofessional, voor de gegevens die Synkro voor zijn rekening verwerkt.

Bij tegenstrijdigheid heeft de DPA voorrang voor alles wat betrekking heeft op de gegevensverwerking die Synkro voor rekening van een Professional uitvoert, hebben de Algemene Verkoopvoorwaarden voorrang voor commerciële en financiële kwesties, en hebben deze Algemene Gebruiksvoorwaarden voorrang voor het gebruik van de applicaties. Een voorstel op offerte vult de Algemene Verkoopvoorwaarden en de Algemene Gebruiksvoorwaarden aan voor de diensten die het beschrijft, zonder ze te vervangen.

1.4. Aanvaarding

Het gebruik van de applicaties veronderstelt de aanvaarding van deze Algemene Gebruiksvoorwaarden. De aanvaarding blijkt uit het aanvinken van een vakje bij de aanmaak van de Account. De Professional aanvaardt bovendien de DPA bij de aanmaak van zijn Account; de Licentiehouder die ze nog niet heeft aanvaard, aanvaardt ze zelf uiterlijk bij de activering van zijn Licentiecode of bij zijn eerste aanmelding (artikel 5.2). De aanvaarde versie en de datum van de aanvaarding ervan worden als bewijs bewaard.

In deze Algemene Gebruiksvoorwaarden hebben de volgende termen, wanneer zij met een hoofdletter worden gebruikt, de hieronder vermelde betekenis, zowel in het enkelvoud als in het meervoud. Deze definities zijn gemeenschappelijk voor de Algemene Gebruiksvoorwaarden, de Algemene Verkoopvoorwaarden, het Privacybeleid en de DPA.

• "Applicatie": Synkro Clinic of Synkro Motion, naargelang het geval, toegankelijk via webbrowser en via mobiele applicatie.
• "Professional": elke persoon die de Applicatie in het kader van zijn beroepsactiviteit gebruikt om Gevolgde Personen op te volgen, ongeacht of hij Licentiehouder is, zich in de proefperiode bevindt of over een gepauzeerde toegang beschikt. Een Professional is ofwel een Zorgverlener, ofwel een Sportprofessional.
• "Zorgverlener": elke persoon die ingeschreven is bij een orde of houder is van een visum of een erkenning voor de uitoefening van een gezondheidszorgberoep.
• "Sportprofessional": elke andere Professional, met name een fysiek trainer, een coach, een bikefitter die geen gezondheidszorgberoep uitoefent, of een sportstructuur.
• "Gevolgde Persoon": de persoon die een Professional door middel van de Applicatie opvolgt. Zij wordt "Patiënt" genoemd wanneer de opvolging onder een Zorgverlener valt en "Sporter" wanneer zij onder een Sportprofessional valt.
• "Dossier": het geheel van de informatie die een Professional in de Applicatie over een Gevolgde Persoon bijhoudt (bilans, notities, metingen, vragenlijsten, tests, oefeningen, video's, analyses, documenten, afspraken en, in voorkomend geval, gegevens van de Administratieve module).
• "Abonnement": de betalende abonnementsovereenkomst die volgens de Algemene Verkoopvoorwaarden met Synkro wordt gesloten, met een maandelijkse of jaarlijkse periodiciteit, en die een of meer Licenties omvat.
• "Afnemer": de natuurlijke persoon of rechtspersoon die het Abonnement sluit en de prijs ervan betaalt (beoefenaar, praktijk die in vennootschapsvorm wordt uitgebaat, club, federatie of andere structuur).
• "Licentie": het persoonsgebonden recht om de Applicatie volgens een aanbod te gebruiken, toegekend aan één enkele natuurlijke persoon.
• "Licentiehouder": de natuurlijke persoon aan wie een Licentie wordt toegekend door de activering van een Licentiecode. De Afnemer kan zelf Licentiehouder zijn.
• "Licentiecode": de code voor eenmalig gebruik, in het formaat SYNK-XXXX-XXXX, waarmee een Licentie aan haar Licentiehouder kan worden toegekend.
• "Praktijk" en "Team": de groepering van Professionals binnen de Applicatie om samen te werken, "praktijk" genoemd in Synkro Clinic en "organisatie" of "groep" in Synkro Motion (hierna "Team"). De regels voor het delen van Dossiers binnen een Praktijk of een Team zijn vastgelegd in artikel 11 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.
• "Administratieve module": de factureringsfuncties van Synkro Clinic en zijn diensten die verbonden zijn met het eHealth-platform en met MyCareNet, beschreven in artikel 14.8 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.
• "Biomechanische analyse": de functionaliteit voor geautomatiseerde videoanalyse van de beweging, in twee of drie dimensies, beschreven in artikel 9 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.

Daarnaast zijn eigen aan deze Algemene Gebruiksvoorwaarden:

• "Account": de beveiligde persoonlijke ruimte van een gebruiker, toegankelijk met zijn inloggegevens.
• "Gezondheidsgegevens": persoonsgegevens over gezondheid in de zin van artikel 4.15 van de AVG.
• "Referentie-inhoud": de gestandaardiseerde vragenlijsten, tests, referentiekaders en bijbehorende fiches (beschrijving, instructies, interpretatierichtlijnen, waarden en bibliografie), beschreven in artikel 10.

De toepasselijke regeling hangt af van het profiel van de abonnee, en niet van het gebruikte product. Elke zorgverlener (ingeschreven bij een orde of houder van een visum of een erkenning voor een gezondheidszorgberoep) valt onder de specifieke bepalingen voor zorgverleners (artikel 14) voor zijn volledige abonnement, ook wanneer hij de Biomechanische analyse gebruikt, en ook voor de sporters die hij buiten het zorgkader opvolgt: hun gegevens worden verder behandeld als gezondheidsgegevens, gedekt door het beroepsgeheim. Elke andere professional (fysiek trainer, coach, bikefitter die geen zorgverlener is, sportstructuur) valt onder de specifieke bepalingen voor sportprofessionals (artikel 15).

Het profiel wordt opgegeven bij de aanmaak van de Account en wordt beoordeeld voor elke persoon die de Applicatie gebruikt, ook voor elke Licentiehouder. Een Zorgverlener kan dus alleen een Licentie gebruiken die betrekking heeft op een Synkro Clinic-aanbod, zelfs wanneer het Abonnement door een sportstructuur wordt betaald. Elke persoon van wie het profiel wijzigt, brengt Synkro daarvan op de hoogte zodat de overeenstemmende regeling op hem wordt toegepast. Een onjuiste opgave van het profiel vormt een tekortkoming in de zin van artikel 22.

Op een bepaalde Account is slechts één regeling van toepassing: de bepalingen van de artikelen 14 en 15 worden voor eenzelfde persoon nooit gecumuleerd.

4.1. Account van de Professional

De Professional maakt zijn Account aan door de gevraagde informatie in te vullen en zijn profiel op te geven. Hij verbindt zich ertoe:

• juiste informatie te verstrekken, met name over zijn beroep, en die up-to-date te houden;
• de Applicatie te gebruiken binnen het wettelijke kader van zijn beroepsactiviteit;
• alleen Gevolgde Personen toe te voegen die hij daadwerkelijk opvolgt;
• elke Gevolgde Persoon te informeren en haar akkoord te verkrijgen voordat hij haar een uitnodigingscode bezorgt, onder de voorwaarden bepaald in de artikelen 7, 14 en 15.

4.2. Gratis proefperiode

Elke persoon geniet bij de inschrijving een gratis proefperiode van vijftien dagen, zonder bankkaart en zonder afschrijving. De proefperiode wordt slechts één keer per persoon toegekend. Na afloop ervan wordt de toegang gepauzeerd tot een Abonnement wordt gesloten of een Licentiecode wordt geactiveerd. De modaliteiten van de proefperiode zijn nader bepaald in de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Gratis proefperiode".

4.3. Gepauzeerde toegang

Wanneer de toegang van een Professional gepauzeerd is (einde van de proefperiode, einde van het Abonnement, vrijgave of verlaten van een Licentie):

• blijven zijn Dossiers in Synkro Clinic op elk ogenblik raadpleegbaar, alleen-lezen: hij kan er geen meer aanmaken of wijzigen, maar Synkro belet hem nooit de toegang tot de gegevens die hij heeft geregistreerd;
• kunnen de functionaliteiten van de Applicatie in Synkro Motion niet meer worden gebruikt.

In beide gevallen behoudt de Professional de mogelijkheid om zich aan te melden, zijn gegevens te exporteren onder de voorwaarden van artikel 12, een Abonnement te sluiten, een Licentiecode te activeren en zijn Account te verwijderen. De gegevens worden bewaard onder de voorwaarden van het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen".

4.4. Inloggegevens en beveiliging

Elke Account is strikt persoonlijk. De gebruiker deelt zijn inloggegevens met niemand, kiest een sterk wachtwoord en verwittigt Synkro onverwijld, op het adres contact@synkroclinic.com, van elk gebruik dat hij als frauduleus vermoedt. Het delen van eenzelfde Account door meerdere personen is verboden; meerdere Professionals die samenwerken, gebruiken elk hun eigen Account en, in voorkomend geval, een Praktijk of een Team.

5.1. Principe

Een Abonnement omvat een of meer Licenties. De Afnemer koopt en betaalt; elke Licentie is persoonsgebonden en wordt toegekend aan één enkele persoon, de Licentiehouder, door middel van een Licentiecode die de Afnemer hem bezorgt. De Afnemer kan een Licentie voor zichzelf houden.

De prijs van de Licenties, de kortingen naargelang hun aantal, de Licentiecodes, de toevoeging, de intrekking en de vrijgave van een Licentie, het vertrek van een Licentiehouder en het einde van het Abonnement worden geregeld door de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Licenties".

5.2. Activering van een Licentiecode

De Licentiehouder activeert zijn Licentiecode vanuit zijn eigen Account, die hij zo nodig aanmaakt. Hij aanvaardt zelf deze Algemene Gebruiksvoorwaarden en de DPA, uiterlijk bij de activering of bij zijn eerste aanmelding, en wordt verwerkingsverantwoordelijke voor de Dossiers die hij bijhoudt, onder de voorwaarden van artikel 21.

5.3. Onafhankelijkheid tussen betaling en toegang tot de Dossiers

De Afnemer heeft geen enkele toegang tot de Dossiers van een Licentiehouder louter omdat hij diens Licentie betaalt. Hij ziet enkel de status van elke Licentie van zijn Abonnement (vrij, gereserveerd voor een e-mailadres of toegekend, en aan welke persoon); hij ziet noch de Dossiers, noch de gegevens van de Gevolgde Personen.

Het delen van Dossiers tussen Professionals verloopt uitsluitend via de Praktijk of het Team (artikel 11), waarbij ieder er zelf voor kiest om zich daarbij aan te sluiten, los van de facturering. Een Afnemer die aan gemeenschappelijke Dossiers wil werken, moet zelf lid zijn van de betrokken Praktijk of het betrokken Team, onder dezelfde voorwaarden als elk ander lid.

5.4. Gevolgen van het einde van een Licentie voor de Account

Wanneer de toegang die een Licentie verschaft een einde neemt, omdat de Afnemer de Licentie vrijgeeft, de Licentiehouder ze verlaat of het Abonnement een einde neemt, wordt de toegang van de Licentiehouder gepauzeerd: onmiddellijk bij vrijgave of vertrek, op het einde van de betaalde periode bij het einde van het Abonnement, volgens de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Licenties".

In alle gevallen behoudt de Licentiehouder zijn Account en zijn Dossiers. Zijn gegevens blijven exporteerbaar (artikel 12) en worden bewaard onder de voorwaarden van het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen". Hij kan op elk ogenblik zijn eigen Abonnement sluiten of een andere Licentiecode activeren en zonder verlies opnieuw toegang krijgen tot zijn Account en zijn Dossiers.

6.1. Account van de Gevolgde Persoon

Wanneer de Applicatie een toegang voor Gevolgde Personen biedt, maakt de Gevolgde Persoon haar Account aan met een uitnodigingscode die haar Professional haar bezorgt. Deze code verbindt de Account met het Dossier dat deze Professional over haar bijhoudt. De Gevolgde Persoon vult haar e-mailadres in en kiest een persoonlijk wachtwoord.

De toegang is gratis voor de Gevolgde Persoon. Zij heeft alleen toegang tot haar eigen gegevens en tot de elementen die haar Professional ervoor kiest met haar te delen.

6.2. Opvolging door meerdere Professionals

Een Gevolgde Persoon kan door meerdere Professionals worden opgevolgd. Ieder van hen houdt dan zijn eigen Dossier bij: eenzelfde Account kan met meerdere Dossiers verbonden zijn, zonder dat enig gegeven van de ene Professional naar de andere wordt overgedragen. De Gevolgde Persoon kiest welke opvolging zij raadpleegt.

Zij kan op elk ogenblik vanuit haar Account een einde maken aan haar band met een Professional. Daardoor verliest zij de toegang tot het betrokken Dossier; dit Dossier wordt niet verwijderd en blijft bijgehouden door de Professional onder de voorwaarden van de artikelen 13 en 14.

6.3. Verbintenissen van de Gevolgde Persoon

De Gevolgde Persoon verbindt zich ertoe juiste informatie te verstrekken, haar inloggegevens niet mee te delen en video's waarop andere personen te zien zijn alleen met hun akkoord in te dienen.

De Applicatie is geen noodkanaal. De berichten, feedback en vragenlijsten die via de Applicatie worden verzonden, worden niet in realtime gevolgd. In een noodgeval contacteert de Gevolgde Persoon de nooddiensten; voor elke vraag over haar toestand wendt zij zich rechtstreeks tot haar Professional of tot een zorgverlener.

De volgende regel is van toepassing op elke minderjarige Gevolgde Persoon, zowel Patiënt als Sporter, ongeacht het land:

• jonger dan dertien jaar: de account wordt aangemaakt en elke toestemming wordt uitsluitend gegeven door de houder van het ouderlijk gezag;
• van dertien tot achttien jaar: de toestemming wordt gezamenlijk gegeven door de minderjarige en door de houder van het ouderlijk gezag.

Deze regel biedt meer bescherming dan de drempels die de nationale rechtsstelsels bepalen (dertien jaar in België, vijftien jaar in Frankrijk); hij is dus in alle gevallen van toepassing. De Professional controleert de leeftijd van de Gevolgde Persoon en verkrijgt de vereiste toestemmingen voordat hij haar een uitnodigingscode bezorgt en vóór elke video-opname.

De uitoefening van de rechten van een minderjarige Gevolgde Persoon is nader bepaald in het Privacybeleid, afdeling "Minderjarigen".

De toegankelijke functionaliteiten hangen af van de Applicatie en van het afgesloten aanbod, zoals beschreven in de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Aanbod en tarieven".

8.1. Synkro Clinic, voor de Professionals

• Patiëntendossier: aanmaak, raadpleging en bijwerking van de bilans, sessienotities, voorschriften, sessies en bijbehorende documenten; versiegeschiedenis van de klinische gegevens, met hun auteur en hun datum; rubriek met vertrouwelijke informatie die alleen zichtbaar is voor haar auteur (artikel 14.6).
• Lezing van de elektronische identiteitskaart (eID) van de Patiënt, in diens aanwezigheid en met diens akkoord, om zijn identiteit vooraf in te vullen in het Dossier.
• Ondersteuning door artificiële intelligentie: ordening van een vrije tekst in de velden van een sessienotitie en vooraf invullen van velden van het Dossier (artikel 14.9).
• Klinische vragenlijsten en tests: gestandaardiseerde vragenlijsten en tests uit de wetenschappelijke literatuur, in meerdere talen, met geautomatiseerde berekening van de scores en interpretatierichtlijnen (artikel 10).
• Oefeningen en programma's: voorschrijven van oefeningen en programma's om thuis uit te voeren, raadpleegbaar door de Patiënt, met opvolging van de therapietrouw.
• Agenda en online afspraakboeking: beheer van de tijdslots, online boeking, automatische herinneringen en synchronisatie met een externe agenda, alleen-lezen via een abonnementslink of in beide richtingen met Google Agenda wanneer de Professional dit activeert (Privacybeleid, afdeling "Externe agenda").
• Openbare fiche: facultatieve publicatie van een voorstellingsfiche (artikel 14.7).
• Praktijk: samenwerking met andere Professionals en, in voorkomend geval, met administratief personeel (artikel 11).
• Biomechanische analyse, wanneer het aanbod die omvat (artikel 9).
• Administratieve module, wanneer het aanbod die omvat (artikel 14.8).
• Schriftelijk verslag en eHealthBox-post: verzending van het schriftelijk verslag aan de voorschrijvende arts en ontvangst van de post die aan de Professional in zijn eHealthBox wordt gericht (artikel 14.12).
• Exports (artikel 12) en activiteitenlogboek met een overzicht van de toegangen tot en de handelingen op de Dossiers.

8.2. Synkro Motion, voor de Professionals

• Sportdossier: aanmaak, raadpleging en bijwerking van de metingen, observaties en bijbehorende documenten.
• Biomechanische analyse in twee of drie dimensies (artikel 9).
• Referentiekaders met bronvermelding: situering van de gemeten indicatoren ten opzichte van gepubliceerde waarden, vermeld met hun bron, aanpasbaar aan de discipline en het niveau.
• Longitudinale vergelijking van metingen die op verschillende data zijn uitgevoerd.
• Team (organisaties en groepen): samenwerking met andere Professionals (artikel 11).
• Exports (artikel 12) en activiteitenlogboek.

De structuren die een dienst op offerte hebben gesloten, kunnen over bijkomende functionaliteiten beschikken, die in hun voorstel worden beschreven.

8.3. Voor de Gevolgde Personen

• Raadpleging van de elementen die de Professional deelt: bilans, notities, metingen, analyses en oefeningen.
• Invullen van de vragenlijsten die de Professional toewijst, in de taal die hij heeft gekozen.
• Online maken en beheren van afspraken, wanneer de Professional dit heeft geactiveerd.
• Indienen van video's met het oog op een Biomechanische analyse, wanneer de Professional dit aanbiedt.
• Opvolging van de eigen vooruitgang aan de hand van de gedeelde indicatoren.
• Beheer van de eigen Account, toestemmingen en gegevens.

9.1. Beschrijving

De Biomechanische analyse haalt uit ingediende video's bewegingsindicatoren: gewrichtshoeken, bewegingsuitslagen, symmetrie, uitvoeringskwaliteit en vooruitgang, gesitueerd ten opzichte van gepubliceerde referentiekaders. Zij is beschikbaar in twee of in drie dimensies, naargelang de beweging. De analyse is uitgesteld: het resultaat wordt ter beschikking gesteld na afloop van de verwerking, en niet in realtime. Zij wordt uitgevoerd door modellen voor bewegingsreconstructie die draaien in de hostinginfrastructuur van Synkro, in de AWS-regio Parijs; de dienst Amazon Bedrock komt er niet aan te pas.

9.2. Aard van de resultaten

De Biomechanische analyse is geen medisch hulpmiddel. Zij is niet bestemd om een diagnose te stellen, een behandeling voor te schrijven of een aandoening te monitoren. De gebruiker erkent en aanvaardt dat:

• de resultaten meet- en vergelijkingsindicatoren zijn, die als ondersteuning kunnen dienen voor de beoordeling door de Professional, en geen diagnoses of medische adviezen;
• de waarden gesitueerd worden ten opzichte van gepubliceerde referentiekaders, vermeld met hun bron, en geen voorschrift vormen;
• het systeem voortdurend evolueert en onnauwkeurigheden kunnen optreden, met name afhankelijk van de kwaliteit van de video, de kadrering en de opnameomstandigheden;
• de interpretatie en de beslissing uitsluitend aan de Professional toekomen;
• Synkro niet aansprakelijk is voor beslissingen die louter op basis van de resultaten van de analyse worden genomen, zonder beoordeling door de Professional.

9.3. Video's

De video's en de driedimensionale reconstructies worden uitsluitend verwerkt om bewegingsindicatoren te produceren. Zij worden niet onderworpen aan enige biometrische verwerking die tot doel heeft een persoon te identificeren. De video's worden nooit gebruikt om de algoritmen van Synkro te verbeteren.

Het aantal analyses in drie dimensies dat in elk aanbod is inbegrepen en de gevolgen van een overschrijding ervan worden vastgelegd in de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Analyses in drie dimensies inbegrepen in het Aanbod".

Synkro stelt Referentie-inhoud uit de wetenschappelijke literatuur ter beschikking, samen met de beschrijving, de instructies, de geautomatiseerde berekening van de scores en interpretatierichtlijnen. Bij elke inhoud worden de bibliografische bronnen vermeld, die vanuit de Applicatie kunnen worden geraadpleegd.

De vragenlijsten en tests worden in meerdere talen aangeboden. Alleen gevalideerde taalversies worden gebruikt; wanneer er in de gevraagde taal geen gevalideerde versie bestaat, wordt een andere gevalideerde versie aangeboden, in de regel de Engelse, en als zodanig aangeduid. Er wordt geen enkele automatische vertaling van een klinisch instrument gebruikt.

In Synkro Clinic draagt elke fiche een permanente vermelding over het klinische gebruik, in de taal van de gebruiker: "Hulpmiddel ter ondersteuning van de praktijk. De voorgestelde technieken, drempels en waarden verwijzen naar hun bronnen; zij vervangen niet het klinische oordeel van de beoefenaar, aan wie de interpretatie toekomt in het licht van zijn patiënt en diens context."

De gebruiker erkent en aanvaardt dat:

• de scores, drempels en interpretatierichtlijnen indicatoren zijn, meegedeeld ter informatie, en geen diagnoses;
• ondanks de zorg die besteed wordt aan hun weergave en aan de controle ervan aan de hand van de oorspronkelijke publicaties, een fout of een afwijking ten opzichte van de literatuur niet volledig kan worden uitgesloten; de Professional raadpleegt de vermelde bronnen en meldt elke onregelmatigheid aan contact@synkroclinic.com;
• de interpretatie en de beslissing uitsluitend aan de Professional toekomen.

De vragenlijsten, tests en referentiekaders blijven de intellectuele eigendom van hun respectieve auteurs en uitgevers en worden verspreid met hun referenties, met naleving van de gebruiksvoorwaarden die hun rechthebbenden hebben vastgelegd. De antwoorden van de Gevolgde Personen en de berekende scores worden verwerkt onder de voorwaarden van het Privacybeleid.

11.1. Gemeenschappelijke regels

Meerdere Professionals kunnen zich groeperen in een Praktijk of een Team. Zich aansluiten bij een Praktijk of een Team is een keuze van elke Professional. Ieder treedt toe met een toegangscode of via een uitnodiging; naargelang de instellingen is de toetreding onmiddellijk of onderworpen aan de goedkeuring van een beheerder. Een hangend verzoek geeft geen toegang tot enig gegeven.

Elke Professional behoudt zijn eigen Account. Het lidmaatschap van een Praktijk of een Team is onafhankelijk van het Abonnement: het hangt niet af van wie de Licenties betaalt, en ieder kan zich bij een Praktijk of een Team aansluiten of die verlaten zonder gevolgen voor zijn Licentie.

De beheerders van een Praktijk of een Team beheren de leden, de rollen en de instellingen ervan. Een Praktijk of een Team heeft altijd minstens één beheerder. Elke toegang tot een Dossier wordt gelogd.

Het vertrek of de verwijdering van een lid maakt een einde aan zijn toegang tot de Dossiers van de andere leden. De verplichtingen die voor elk profiel gelden inzake het delen, staan in de artikelen 14.6 en 15.5.

11.2. De Praktijk in Synkro Clinic

In Synkro Clinic is elk Dossier standaard privé: alleen de Professional die het bijhoudt, heeft er toegang toe. Hij kan een Dossier delen met zijn Praktijk, bijvoorbeeld voor een vervanging, en deze deling op elk ogenblik intrekken. De andere leden hebben alleen toegang tot de aldus gedeelde Dossiers, binnen de grenzen van het recht dat de beheerder van de Praktijk hun toekent.

De beheerder van de Praktijk regelt:

• het recht van elk lid: "raadplegen" of "raadplegen en wijzigen";
• de gemeenschappelijke agenda: wanneer die geactiveerd is, ziet elk lid de agenda van alle leden; zo niet, kiest elke Professional of hij zijn agenda al dan niet met zijn collega's deelt. De beheerder ziet altijd de agenda van alle leden;
• de standaarddeling van nieuwe Dossiers: wanneer die geactiveerd is, worden de daarna aangemaakte Dossiers bij hun aanmaak gedeeld met de Praktijk, waarbij elke Professional vrij blijft de deling ervan in te trekken.

De agenda van een collega zien, betekent zijn tijdslots, de naam van de Patiënt en de reden van de afspraak zien, nooit de notitie bij de afspraak. Alleen de Professional wijzigt zijn eigen afspraken.

Administratieve accounts. De beheerder van de Praktijk kan administratieve accounts openen voor het personeel van de Praktijk (secretariaat, onthaal). Een administratieve account heeft alleen toegang tot de administratieve gegevens van de Patiënten van de Praktijk (identiteit, contactgegevens, ziekenfonds) en tot de agenda's van de Praktijk, nooit tot de gezondheidsgegevens of de facturering. Hij wordt nooit een account van een Professional en kan de Praktijk niet beheren. De beheerder kent hem het recht "raadplegen" of "raadplegen en wijzigen" toe. Hij staat in voor de keuze van de persoon, voor de rechten die hij haar toekent en voor de sluiting van haar account bij haar vertrek. De persoon die houder is van een administratieve account is gebonden door deze Algemene Gebruiksvoorwaarden en tot vertrouwelijkheid van de gegevens die zij raadpleegt. Het aantal administratieve accounts dat in het aanbod is inbegrepen, staat in de Algemene Verkoopvoorwaarden, artikel 24.

Elk Dossier behoudt één enkele verantwoordelijke Professional, degene die het heeft aangemaakt. Wanneer deze Professional de Praktijk verlaat, behoudt hij zijn Dossiers en verliezen de andere leden de toegang ertoe. Elke deling wordt bijgehouden.

11.3. Het Team in Synkro Motion

In Synkro Motion vertegenwoordigt een organisatie een structuur (club, winkel, team, laboratorium) en bevat zij de instellingen en de Dossiers ervan; een groep brengt Professionals samen die samenwerken. Eenzelfde persoon kan tot meerdere groepen behoren.

Elk Dossier heeft een reikwijdte, gekozen door de Professional die ervoor verantwoordelijk is: voorbehouden aan deze Professional, gedeeld met een groep, of gedeeld met de hele organisatie. Standaard is het Dossier privé. Een lid ziet alleen de Dossiers waarvan de reikwijdte hem omvat.

De Professional kan zijn gegevens, met inbegrip van zijn Dossiers, exporteren in gestructureerde en gangbare formaten (JSON, CSV of ZIP-archief, naargelang het product):

• gedurende de volledige duur van zijn toegang, ongeacht of die voortvloeit uit een Abonnement, een Licentie of een proefperiode;
• gedurende de volledige periode waarin zijn toegang gepauzeerd is, waarbij de export in elk geval mogelijk blijft gedurende ten minste negentig dagen na het einde van het Abonnement, de Licentie of de proefperiode.

In Synkro Clinic bevat de volledige export, in leesbare vorm, alle Dossiers van de Professional, met inbegrip van de inactieve, en zijn vertrouwelijke informatie, met het oog op een overstap naar andere software; hij is beschikbaar vanuit de instellingen van de Applicatie, ook wanneer de toegang gepauzeerd is.

De Gevolgde Persoon kan vanuit haar Account de gegevens exporteren die op haar betrekking hebben en waartoe zij toegang heeft.

De Applicatie kan de frequentie van de exports beperken om de stabiliteit van de dienst te vrijwaren; deze beperking wordt in de Applicatie aangegeven. De export is niet meer mogelijk zodra de Account verwijderd is, op verzoek van de gebruiker (artikel 13) of wegens inactiviteit (Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen"), wat in Synkro Clinic nooit gebeurt met een Account die Dossiers bevat. Het is aan de Professional om zijn Dossiers vóór deze verwijdering te exporteren, met name om te voldoen aan de bewaarverplichtingen waaraan artikel 14.4 herinnert.

13.1. Respijttermijn

Elke gebruiker kan de verwijdering van zijn Account aanvragen vanuit de instellingen van de Applicatie. Vanaf de aanvraag wordt de Account gesloten en is aanmelden niet meer mogelijk. De verwijdering wordt definitief na afloop van een respijttermijn van dertig dagen, gedurende welke de gebruiker ze kan annuleren met de link die hem per e-mail wordt toegestuurd. Na afloop van deze termijn is de verwijdering onomkeerbaar.

Dezelfde respijttermijn geldt wanneer een Account wegens inactiviteit wordt verwijderd, onder de voorwaarden van het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen". In Synkro Clinic wordt een Account die Dossiers bevat nooit wegens inactiviteit verwijderd.

De verwijdering van de Account van een Afnemer geldt niet als opzegging van het Abonnement, die onderworpen is aan de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Opzegging".

13.2. Account van de Professional

Opgelet: na afloop van de respijttermijn brengt de verwijdering van de Account van een Professional de definitieve verwijdering mee van alle Dossiers waarvoor hij verantwoordelijk is, met inbegrip van de video's, analyses en documenten die eraan verbonden zijn. Deze Dossiers kunnen niet meer worden teruggegeven. De leden van zijn Praktijk of zijn Team verliezen de toegang tot deze Dossiers. De betrokken Gevolgde Personen behouden hun eigen Account, maar hebben geen toegang meer tot de elementen van deze Dossiers.

De Professional exporteert dus zijn Dossiers (artikel 12) voordat hij de verwijdering van zijn Account aanvraagt.

In Synkro Clinic blijft wat de Professional heeft geregistreerd in de Dossiers van een andere Professional (notities, afspraken, voorschriften, sessies, verstrekkingen, media) in die Dossiers, op zijn naam: deze gegevens behoren tot het Dossier van die andere Professional, die er verantwoordelijk voor is en de auteur ervan moet kunnen identificeren. Van zijn Account bewaart Synkro dan alleen zijn identificatiecode en zijn naam; zijn e-mailadres, zijn wachtwoord, zijn voorkeuren, zijn toestellen en zijn eHealth-certificaat worden gewist.

13.3. Inactieve Dossiers en wissen van de gegevens zonder sluiting van de Account

In Synkro Clinic wordt een Dossier dat zorggegevens bevat (notities, bilans, voorschriften, sessies, verstrekkingen, akkoorden, getuigschriften) niet verwijderd: de Professional maakt het inactief. Het Dossier blijft bewaard, raadpleegbaar en exporteerbaar, en kan op elk ogenblik opnieuw worden geactiveerd. Alleen een Dossier zonder enig zorggegeven, bijvoorbeeld een dat bij vergissing werd aangemaakt, kan worden verwijderd. Synkro Clinic laat niet toe alle Dossiers in één keer te wissen: de Professional die stopt met het gebruik van Synkro, exporteert zijn Dossiers en verwijdert vervolgens zijn Account (artikel 13.2).

In Synkro Motion kan een beheerder van een organisatie alle Dossiers van de organisatie wissen, na bevestiging van zijn wachtwoord en van de naam van de organisatie. Dit wissen is onmiddellijk en onomkeerbaar, zonder respijttermijn; de Account, het Abonnement en de instellingen blijven behouden.

13.4. Account van de Gevolgde Persoon

De verwijdering van de Account van een Gevolgde Persoon verwijdert haar toegang en de gegevens van haar Account (inloggegevens, voorkeuren); zij verwijdert niet de Dossiers die worden bijgehouden door de Professionals die haar opvolgen, die er verantwoordelijk voor blijven. De gevolgen die specifiek zijn voor de Patiënt worden nader bepaald in artikel 14.5.

13.5. Bewaarde elementen

Bepaalde elementen worden na de verwijdering van de Account bewaard, gedurende de termijn vermeld in het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen": met name de facturen, de bewijzen van aanvaarding van de contractuele documenten en het spoor van de toegangen van de Professional tot de Dossiers van andere Professionals, met zijn naam en zijn e-mailadres op het ogenblik van de toegang, dat bewaard blijft zolang deze Dossiers. Het logboek van de toegangen tot de Dossiers van de Professional en dat van zijn aanmeldingen worden samen met zijn Account verwijderd.

14.1. Toepassingsgebied

Dit artikel is van toepassing op elke Zorgverlener in de zin van artikel 3, voor zijn volledige gebruik, met inbegrip van de Biomechanische analyse en de opvolging van sporters buiten het zorgkader. In dit artikel wordt de Gevolgde Persoon aangeduid als de Patiënt.

14.2. Beroepsverplichtingen

De Zorgverlener gebruikt de Applicatie met naleving van de wetten die zijn beroep regelen, van zijn deontologie en van het beroepsgeheim. Hij blijft als enige verantwoordelijk voor de zorg, de bilans, de diagnoses die onder zijn bevoegdheid vallen en de klinische beslissingen.

Voordat hij een uitnodigingscode bezorgt, informeert hij de Patiënt over het gebruik van de Applicatie en over de gegevens die erin worden verwerkt, en verkrijgt hij diens akkoord.

14.3. Hoedanigheid van de partijen

De Zorgverlener is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn Patiënten. Synkro treedt op als verwerker voor de hosting en de verwerking van deze gegevens, onder de voorwaarden van de DPA. De verwerking van de Gezondheidsgegevens door de Zorgverlener berust op artikel 9.2.h van de AVG (tenlasteneming door een gezondheidszorgbeoefenaar die aan het beroepsgeheim onderworpen is) en, voor de administratieve functies, op de wettelijke verplichtingen die op hem rusten.

14.4. Bewaring van het patiëntendossier

De Zorgverlener is verantwoordelijk voor de bewaring van het dossier van zijn Patiënten gedurende de termijn die het toepasselijke recht hem oplegt. In België legt de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg op dat het patiëntendossier ten minste dertig jaar wordt bewaard vanaf het laatste contact met de Patiënt.

Synkro is geen archiveringsdienst. De Dossiers worden bewaard zolang de Account van de Professional bestaat, maar ze worden samen met die Account verwijderd: wanneer de Professional de verwijdering van zijn Account aanvraagt (artikel 13.2) of wanneer zijn Account wegens inactiviteit wordt verwijderd (Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen"), wat in Synkro Clinic nooit gebeurt met een Account die Dossiers bevat. De Professional exporteert zijn Dossiers en zorgt met eigen middelen voor de bewaring ervan gedurende de volledige wettelijke termijn.

14.5. Account van de Patiënt en klinisch dossier

De Account van de Patiënt (zijn toegang tot de patiëntenapplicatie) en het klinisch dossier dat door de Professional wordt bijgehouden, zijn twee afzonderlijke zaken.

Wanneer de Patiënt zijn Account verwijdert:

• wordt zijn Account onmiddellijk gesloten en definitief verwijderd na afloop van de respijttermijn van dertig dagen bepaald in artikel 13.1;
• wordt zijn facultatieve toestemming voor onderzoek, indien hij die had gegeven, vanaf de aanvraag ingetrokken;
• blijft elk klinisch dossier dat op hem betrekking heeft ongewijzigd bewaard bij de Professional die het bijhoudt, die er verantwoordelijk voor blijft en er volledige toegang toe behoudt; alleen de koppeling tussen dit dossier en de verwijderde Account verdwijnt;
• verliest de Patiënt de toegang tot de elementen die zijn Professionals met hem deelden.

Evenzo blijft het dossier, wanneer de Patiënt een einde maakt aan zijn band met een Professional (artikel 6.2), bij deze Professional.

Alleen de verantwoordelijke Professional kan een klinisch dossier verwijderen, en alleen als het geen enkel zorggegeven bevat (artikel 13.3). Een verzoek tot wissing van het dossier dat de Patiënt formuleert, wordt gericht aan deze Professional, die erover beslist in het licht van zijn wettelijke bewaarverplichtingen; wanneer het door Synkro wordt ontvangen, bezorgt Synkro het aan hem en staat Synkro hem bij in het antwoord. In België wordt het patiëntendossier ten minste dertig jaar en ten hoogste vijftig jaar na het laatste contact met de Patiënt bewaard (wet van 22 april 2019, artikel 35): gedurende deze termijn kan een verzoek tot wissing het niet vernietigen (artikel 17.3.b van de AVG). Wel kunnen worden gewist: de Account van de Patiënt, zijn banden met zijn Professionals en wat niet tot het patiëntendossier behoort. Een weigering wordt gemotiveerd en wijst de Patiënt op zijn recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (artikel 12.4 van de AVG). De intrekking door de Patiënt van de toestemming die gegeven werd voor het gebruik van de patiëntenapplicatie maakt een einde aan dat gebruik; zij brengt op zich niet de wissing mee van het dossier dat de Professional op grond van artikel 9.2.h van de AVG bijhoudt.

14.6. Delen binnen een Praktijk en vertrouwelijke informatie

De Zorgverlener beslist als enige over het delen van zijn Dossiers en van zijn agenda met zijn Praktijk, onder de voorwaarden van artikel 11.2. Voordat hij een Dossier deelt, vergewist hij zich ervan dat deze deling verenigbaar is met het beroepsgeheim en met de regels die gelden voor het delen van gegevens tussen beroepsbeoefenaars die eenzelfde Patiënt behandelen, en dat hij over een rechtsgrond voor deze deling beschikt, met name de continuïteit van de zorg. Hij informeert zijn Patiënten over het delen van hun dossier binnen de Praktijk en verkrijgt hun akkoord wanneer het toepasselijke recht of de aard van de gegevens dat vereist; als een Patiënt zich daartegen verzet, deelt hij zijn Dossier niet of trekt hij de deling ervan in. De beheerder van de Praktijk staat in voor de instellingen die hij voor de Praktijk vastlegt: rechten van de leden, gemeenschappelijke agenda, standaarddeling van nieuwe Dossiers en administratieve accounts.

De leden die toegang hebben tot het Dossier van een ander lid, zijn zelf gebonden door het beroepsgeheim en door deze Algemene Gebruiksvoorwaarden. De Professional die verantwoordelijk is voor een Dossier, blijft verwerkingsverantwoordelijke.

Vertrouwelijke informatie. Elk Dossier bevat een rubriek "Vertrouwelijke informatie", die alleen zichtbaar is voor haar auteur: noch de andere leden van de Praktijk, ook niet wanneer het Dossier gedeeld is, noch de Patiënt hebben er toegang toe. De inhoud ervan is versleuteld en wordt nooit opgenomen in de exports van het Dossier, behalve in de volledige export die de Professional uitvoert om over te stappen naar andere software (artikel 12).

14.7. Openbare fiche en online afspraakboeking

De Zorgverlener kan een voor het publiek toegankelijke fiche publiceren met de informatie die hij invult: professionele identiteit, praktijk, praktijkadres, aangeboden diensten, beschikbaarheden en contactmogelijkheden. Deze publicatie is facultatief en kan op elk ogenblik worden geactiveerd of gedeactiveerd vanuit de instellingen van de Account. De Professional is als enige verantwoordelijk voor de juistheid van deze informatie en voor de overeenstemming ervan met de deontologische en reclameregels van zijn beroep.

Wanneer de online boeking geactiveerd is, kan eenieder de beschikbare tijdslots raadplegen en een afspraak boeken, zonder een Account aan te maken. De gegevens die daarbij worden meegedeeld, blijven beperkt tot wat nodig is voor de afspraak, worden alleen aan de betrokken Professional bezorgd en worden verwerkt onder de voorwaarden van het Privacybeleid. Een boeking geldt noch als aanmaak van een Account, noch als opening van een Dossier.

14.8. Administratieve module

14.8.1. Diensten

De Administratieve module is inbegrepen in de aanbiedingen "Synkro Clinic + Admin" en "Synkro Clinic + Admin + Motion". Zij biedt de Zorgverlener:

• het coderen van zijn sessies (nomenclatuurcodes, bedragen), het attesteren op papier en het afdrukken van het bewijsstuk dat aan de Patiënt wordt overhandigd;
• de opvolging van de akkoorden van de adviserend arts en de voorbereiding van de kennisgevingen die aan hem gericht zijn;
• de opvolging van zijn inkomsten en van de betalingen van zijn Patiënten;

en, via het eHealth-platform en MyCareNet:

• de raadpleging van de verzekerbaarheid van de Patiënt bij zijn verzekeringsinstelling (dienst Member Data);
• de opmaak en de verzending van elektronische getuigschriften voor verstrekte hulp (eAttest);
• de facturering aan de verzekeringsinstellingen (eFact);
• de aanvraag en de opvolging van akkoorden van de adviserend arts (eAgreement).

14.8.2. Geleidelijke openstelling

Het gebruik van elk van deze diensten door software veronderstelt een erkenning die door de bevoegde autoriteiten wordt afgeleverd. De diensten van de Administratieve module die verbonden zijn met eHealth en MyCareNet worden een voor een ter beschikking gesteld, naarmate zij worden opengesteld, na verkrijging van de overeenstemmende erkenning. De Applicatie geeft op elk ogenblik aan welke diensten opengesteld zijn. Synkro verbindt zich tot geen enkele openstellingsdatum voor de diensten die nog niet opengesteld zijn; de commerciële voorwaarden die daarop betrekking hebben, staan in de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Administratieve module".

14.8.3. Gebruiksvoorwaarden

Elke Zorgverlener gebruikt de eHealth- en MyCareNet-diensten van de Administratieve module met zijn eigen eHealth-certificaat, waarvan hij de geldigheid en de vernieuwing verzekert, en onder zijn eigen identificatienummer bij het RIZIV. Hij verbindt zich ertoe:

• te beschikken over de kwalificaties, nummers en machtigingen die voor elke uitwisseling vereist zijn;
• de verzekerbaarheid alleen te raadplegen van een Patiënt die hij daadwerkelijk behandelt;
• vóór elke verzending de juistheid van de verzonden gegevens te controleren, met name de verstrekkingen, de nomenclatuurcodes, de data, de voorschriften en de bedragen;
• de reglementering van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en de toepasselijke tariferingsregels na te leven;
• de antwoorden van de verzekeringsinstellingen te lezen en er het gepaste gevolg aan te geven.

eHealth-certificaat. De Zorgverlener laadt zijn persoonlijk eHealth-certificaat op in de Applicatie. Hij blijft er houder van en verantwoordelijk voor, overeenkomstig de algemene voorwaarden van het eHealth-platform: hij vernieuwt het en kan het op elk ogenblik intrekken. Het bestand wordt versleuteld bewaard; het wachtwoord ervan wordt nooit bewaard. De Professional voert het in om een sessie te openen, die hoogstens twaalf uur duurt. Synkro gebruikt dit certificaat alleen voor de uitwisselingen die de Professional in gang zet en om, tijdens zijn sessie, de antwoorden op te halen die voor hem bestemd zijn. Elke oplading van het certificaat, elke opening van een sessie en elke ondertekende verzending worden bijgehouden en zijn zichtbaar voor de Professional in het logboek van zijn aanmeldingen.

14.8.4. Verwerkte gegevens en hoedanigheid van de partijen

De Administratieve module verwerkt het identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ) en de identiteitsgegevens van de Patiënt, zijn verzekerbaarheidsgegevens, de verstrekkingen en nomenclatuurcodes, de akkoorden en de berichten die met de verzekeringsinstellingen worden uitgewisseld. Deze berichten worden bewaard gedurende de termijnen die de reglementering van het RIZIV en van de verzekeringsinstellingen oplegt, en hoogstens zolang de Account van de Professional bestaat (Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen").

Voor deze verwerkingen treedt Synkro op als verwerker van de Zorgverlener, die verwerkingsverantwoordelijke is, onder de voorwaarden van de DPA. De verwerking berust, aan de kant van de Professional, op artikel 9.2.h van de AVG en op de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de reglementering van het RIZIV. De ontvangers van deze gegevens zijn de verzekeringsinstellingen, via het eHealth-platform en MyCareNet.

14.8.5. Rol van Synkro

Synkro verzendt de berichten die de Zorgverlener beslist te versturen en geeft de ontvangen antwoorden getrouw weer. De beslissingen van de verzekeringsinstellingen en van de adviserend arts (aanvaarding, weigering, terugbetaling) behoren hun toe; Synkro is er niet aansprakelijk voor. Het eHealth-platform en MyCareNet zijn openbare diensten van derden, die geen verwerkers van Synkro zijn: hun onbeschikbaarheid, hun onderhoud en hun regelwijzigingen worden aan Synkro opgelegd, dat de betrokken Professionals daarvan op de hoogte brengt zodra het er kennis van heeft en de Administratieve module binnen een redelijke termijn aanpast.

14.9. Ondersteuning door artificiële intelligentie

De ondersteuning door artificiële intelligentie is facultatief en treedt alleen op verzoek van de Zorgverlener in werking. Zij maakt het mogelijk een vrije tekst te ordenen in de velden van een sessienotitie en velden van het Dossier vooraf in te vullen. De ingevoerde tekst en de betrokken velden, die de identiteit en de contactgegevens van de Patiënt kunnen bevatten, worden aan de dienst Amazon Bedrock bezorgd, via een inferentieprofiel dat beperkt is tot de Europese Unie. Het hulpmiddel mag alleen produceren wat in de tekst staat; het kan zich niettemin vergissen. De Professional leest het resultaat na en verbetert het, en blijft de auteur van de notitie en van het Dossier.

De bezorgde gegevens, de waarborgen van de dienst en het gebruikslogboek dat Synkro bijhoudt, worden beschreven in het Privacybeleid, afdeling "Ondersteuning door artificiële intelligentie".

14.10. Biomechanische analyse in de gezondheidspraktijk

Wanneer een Zorgverlener de Biomechanische analyse gebruikt, vormen de resultaten ervan indicatoren ter ondersteuning van zijn klinische beoordeling. De video's en de resultaten zijn Gezondheidsgegevens, ook wanneer de gefilmde persoon een sporter is die buiten het zorgkader wordt opgevolgd.

14.11. Uitoefening in Frankrijk

De gegevens worden in Frankrijk gehost door Amazon Web Services, dat de certificering Hébergeur de Données de Santé (HDS) bezit voor de hosting van infrastructuur. Synkro zelf is niet HDS-gecertificeerd. De Zorgverlener die in Frankrijk praktijk uitoefent, beoordeelt in het licht van deze informatie of het gebruik van de Applicatie verenigbaar is met de verplichtingen die op hem rusten.

14.12. Schriftelijk verslag en eHealthBox-post

De Zorgverlener die in België praktijk uitoefent, kan met zijn eHealth-certificaat (artikel 14.8.3) vanuit de Applicatie het schriftelijk verslag dat de nomenclatuur voorschrijft aan de voorschrijvende arts verzenden, en de post ontvangen die aan hem in zijn eHealthBox wordt gericht. Deze functies vereisen de Administratieve module niet.

Synkro bewaart een kopie van het verslag in het Dossier van de Patiënt, evenals de ontvangstbewijzen van publicatie, ontvangst en lezing die de eHealthBox terugstuurt. De ontvangen post wordt versleuteld bewaard in een inbox van de Applicatie, tot de Professional hem opneemt in het Dossier van de betrokken Patiënt of hem klasseert; zodra hij is opgenomen, wordt hij bij de volgende ophaling uit zijn eHealthBox verwijderd. De Professional controleert de identiteit van de voorgestelde Patiënt voordat hij post opneemt; post met tegenstrijdige identiteitsgegevens wordt pas na zijn bevestiging opgenomen.

Het eHealth-platform is een openbare dienst van derden, die geen verwerker van Synkro is; artikel 14.8.5 is van toepassing op deze uitwisselingen.

15.1. Toepassingsgebied

Dit artikel is van toepassing op elke Sportprofessional in de zin van artikel 3: met name bikefitters die geen zorgverlener zijn, fysiek trainers, coaches, clubbegeleiders, federaties, prestatiecentra en laboratoria. In dit artikel wordt de Gevolgde Persoon aangeduid als de Sporter.

15.2. Gebruik buiten de zorg

Synkro Motion is geen medisch hulpmiddel en is niet bestemd voor het stellen van een diagnose, het voorschrijven van een behandeling of de opvolging van een aandoening. De Sportprofessional onthoudt zich ervan de resultaten die de Applicatie produceert voor te stellen als een medisch advies.

Bij pijn, een blessure of twijfel over de gezondheidstoestand van een Sporter is het aan de Sportprofessional om hem door te verwijzen naar een zorgverlener. De Applicatie vervangt in geen geval een medisch advies.

15.3. Informatie en toestemming van de Sporter

Voordat hij een uitnodigingscode bezorgt of een opname maakt, informeert de Sportprofessional de Sporter over de aard van de uitgevoerde metingen en het doel ervan, en verkrijgt hij diens toestemming.

Bepaalde informatie, zoals de vermelding van een blessure, pijn of een terugkeer na onbeschikbaarheid, kan een Gezondheidsgegeven onthullen. De verwerking ervan vereist dan de uitdrukkelijke toestemming van de Sporter (artikel 9.2.a van de AVG), die de Sportprofessional verkrijgt en waarvan hij het bewijs bewaart. Hij voert alleen de informatie in die nodig is voor de begeleiding.

15.4. Video-opname en rechten van derden

De Sportprofessional is verantwoordelijk voor de omstandigheden waarin de video's worden gemaakt. Hij verbindt zich ertoe:

• de gefilmde Sporter te informeren over het doel van de opname en diens voorafgaand akkoord te verkrijgen;
• video's waarop identificeerbare derden te zien zijn alleen met hun voorafgaande toestemming in te dienen, met name bij opnamen buiten, tijdens wedstrijden of in een gemeenschappelijke zaal;
• de regels na te leven die gelden op de plaats van de opname, met inbegrip van wedstrijdreglementen en toegangsvergunningen;
• nooit een opname te maken buiten medeweten van de gefilmde personen.

15.5. Sportstructuren

Wanneer een structuur (club, federatie, centrum) de opvolging van haar Sporters in een organisatie organiseert, bepaalt zij de doeleinden en de middelen van de verwerking van de gegevens van deze Sporters en is zij daarvoor verantwoordelijk in de zin van de AVG. Zij ziet erop toe dat de personen die in haar organisatie werken deze Algemene Gebruiksvoorwaarden naleven.

De Sportprofessional die ervoor kiest een Dossier een reikwijdte van groep of organisatie te geven (artikel 11.3), vergewist zich ervan dat hij over een rechtsgrond voor deze deling beschikt en informeert de Sporter daarover. De leden die toegang hebben tot het Dossier, zijn gebonden door deze Algemene Gebruiksvoorwaarden.

Wanneer de structuur ook Afnemer is, vloeit haar toegang tot de Dossiers uitsluitend voort uit de regels van haar organisatie, en niet uit de betaling van de Licenties (artikel 5.3).

15.6. Diensten op offerte

De structuren die specifieke modules, de integratie van hun eigen referentiekaders, exports naar hun systemen, een gewaarborgde batchverwerking of specifieke dienstverleningsverbintenissen wensen, sluiten een afzonderlijk voorstel. De verbintenissen inzake beschikbaarheid, verwerkingstermijn en intellectuele eigendom die eigen zijn aan deze diensten, worden in dit voorstel vastgelegd.

15.7. Minderjarige Sporters

De Applicatie kan worden gebruikt voor de begeleiding van minderjarige Sporters, met name binnen clubs en sportscholen, met strikte naleving van artikel 7. De vereiste toestemmingen worden verkregen vóór elke video-opname.

Elke gebruiker verbindt zich ertoe:

• de Applicatie niet te gebruiken voor onwettige doeleinden of doeleinden die strijdig zijn met de openbare orde;
• niet te proberen toegang te krijgen tot de gegevens van andere gebruikers of de toegangscontroles te omzeilen;
• geen inhoud in te dienen die onwettig, beledigend of misleidend is of die inbreuk maakt op de rechten van derden;
• de werking van de Applicatie of van haar servers niet te verstoren, met name door massale geautomatiseerde verzoeken;
• niet over te gaan tot reverse engineering, decompilatie of geautomatiseerde extractie van gegevens, behalve binnen de door de wet toegestane grenzen;
• de Referentie-inhoud niet te extraheren, te reproduceren of opnieuw te verspreiden buiten het kader van het voorziene professionele gebruik;
• video's waarop identificeerbare derden te zien zijn alleen met hun voorafgaande toestemming in te dienen.

Synkro zet de redelijke middelen in om de Applicatie toegankelijk en operationeel te houden; het is in dat opzicht gehouden tot een middelenverbintenis. Onderbrekingen kunnen zich voordoen:

• voor gepland onderhoud, dat indien mogelijk ten minste achtenveertig uur vooraf in de Applicatie wordt aangekondigd;
• voor dringend onderhoud in verband met een beveiligingsincident of een kritieke correctie;
• in geval van overmacht in de zin van artikel 19.

De ondersteuning wordt verzorgd per e-mail op het adres contact@synkroclinic.com en telefonisch op +32 497 32 27 80, van maandag tot vrijdag tijdens de kantooruren, onder de voorwaarden van de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Support en klachten", die ook de interventietermijnen, de garantie en de opleiding vastleggen. De bijzondere dienstverleningsverbintenissen die in een voorstel op offerte worden aangegaan, worden daarin vastgelegd.

Back-ups. Synkro maakt automatisch back-ups van de gegevens van de Applicatie, zonder enige handeling van de gebruiker: de databank wordt doorlopend geback-upt en kan worden hersteld naar elk tijdstip binnen de laatste dertig dagen; bestanden (foto's, video's, documenten) behouden hun vorige versies gedurende vijfendertig dagen. Bij een incident herstelt Synkro de gegevens zonder verlies op basis van deze back-ups. De Professional kan bovendien op elk moment al zijn gegevens exporteren (artikel 12).

18.1. Aansprakelijkheid van Synkro

De aansprakelijkheid van Synkro ten aanzien van de Afnemer en de Professional wordt geregeld door de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Aansprakelijkheid", die ze beperken tot de bedragen die zijn betaald in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit, behalve bij zware of opzettelijke fout. Deze beperking geldt eveneens voor schade in verband met het gebruik van de Applicatie, met inbegrip van een onderbreking van de dienst.

Synkro is aansprakelijk voor zijn verwerkers, met name de hostingprovider, zoals voor zijn eigen handelingen. Alleen overmacht in de zin van artikel 19 ontslaat het van zijn aansprakelijkheid.

Synkro is niet aansprakelijk voor:

• de klinische, sportieve of administratieve beslissingen die een Professional neemt, ook op basis van een indicator, een score, een interpretatierichtlijn of een voorstel van de ondersteuning door artificiële intelligentie, die uitsluitend onder zijn eigen beoordeling vallen;
• de gevolgen van een gebruik van de Applicatie dat strijdig is met deze Algemene Gebruiksvoorwaarden;
• de beslissingen van de verzekeringsinstellingen en van de adviserend arts, noch voor de werking van de openbare platformen van derden vermeld in artikel 14.8.5;
• het verlies van gegevens die een Professional niet heeft geëxporteerd vóór de verwijdering van zijn Account of van zijn Dossiers onder de voorwaarden van artikel 13 en van het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen".

18.2. Aansprakelijkheid ten aanzien van de Gevolgde Personen

Ten aanzien van de Gevolgde Personen, die de Applicatie gratis gebruiken, wordt de aansprakelijkheid van Synkro beoordeeld volgens het gemeen recht, zonder beperking die strijdig is met de dwingende bepalingen ter bescherming van de consumenten. De opvolging, de zorg en de adviezen vallen onder de Professional die ze verstrekt, en niet onder Synkro.

18.3. Aansprakelijkheid van de gebruikers

Elke gebruiker is aansprakelijk voor het gebruik dat hij van zijn Account maakt, voor de inhoud die hij indient en voor de naleving van deze Algemene Gebruiksvoorwaarden. De Professional is ten aanzien van Synkro aansprakelijk voor de tekortkomingen aan de verplichtingen die op hem rusten ten aanzien van de Gevolgde Personen en van gefilmde derden.

Als overmacht geldt elke externe, onvoorzienbare en onoverkomelijke gebeurtenis in de zin van het Belgisch recht die de normale uitvoering van de verplichtingen verhindert: natuurramp, oorlog of terrorisme, pandemie, beslissing van een overheid, cyberaanval van uitzonderlijke omvang die met passende beveiligingsmaatregelen niet kon worden voorkomen, of algemene onderbreking van de telecommunicatie- of energienetwerken. Een storing, een onbeschikbaarheid of een tekortkoming van de hostingprovider of van een andere verwerker van Synkro vormt geen overmacht, tenzij zij zelf het gevolg is van een gebeurtenis die aan deze definitie beantwoordt.

De uitvoering van de getroffen verplichtingen wordt geschorst gedurende de duur van de gebeurtenis. Als deze langer dan zestig opeenvolgende dagen aanhoudt, kan elke partij zonder schadevergoeding een einde maken aan haar verbintenis; het exportrecht bepaald in artikel 12 blijft dan behouden. De financiële gevolgen worden geregeld door de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Overmacht".

De Applicatie, haar broncode, haar interfaces, haar databanken, haar algoritmen en al haar oorspronkelijke onderdelen zijn de exclusieve eigendom van Thomas Theben Leutenez (Synkro). Elke niet-toegestane reproductie, wijziging, verspreiding of exploitatie is verboden. Synkro verleent elke gebruiker een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Applicatie te gebruiken overeenkomstig deze Algemene Gebruiksvoorwaarden, voor de duur van zijn toegang.

De Referentie-inhoud blijft de intellectuele eigendom van de respectieve auteurs en uitgevers, van wie de referenties in de Applicatie worden vermeld.

De Applicatie bevat softwareonderdelen van derden die verspreid worden onder vrije licenties, met name MIT, Apache 2.0 en BSD, en die onderworpen blijven aan hun oorspronkelijke licenties. De lijst ervan is op verzoek verkrijgbaar via contact@synkroclinic.com.

De gegevens die de gebruiker invoert of indient (bilans, notities, metingen, antwoorden op vragenlijsten, video's, oefeningen) blijven eigendom van hun auteur of van de persoon die erover beschikt. De gebruiker verleent Synkro een beperkte, niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie op deze gegevens, die strikt noodzakelijk is voor de levering van de dienst en voor de verwerkingen beschreven in het Privacybeleid en in de DPA.

De verwerkingen van persoonsgegevens die door middel van de Applicatie worden uitgevoerd, worden beschreven in het Privacybeleid: categorieën van gegevens, doeleinden, rechtsgronden, bewaartermijnen, ontvangers, verwerkers, doorgiften en uitoefening van de rechten.

De Professional is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de Gevolgde Personen die hij in de Applicatie bijhoudt, onder voorbehoud van artikel 15.5 voor de sportstructuren. Synkro treedt voor deze gegevens op als verwerker, onder de voorwaarden van de DPA, die van toepassing is op elke Professional, zowel zorgverlener als sportprofessional. Synkro is verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen gegevens: Accounts, Abonnementen, facturering, beveiliging en technische logboeken.

Elke vraag over gegevensbescherming kan worden gericht aan het contactpunt voor gegevensbescherming: dpo@synkroclinic.com.

Bij een tekortkoming aan deze Algemene Gebruiksvoorwaarden kan Synkro de toegang tot de betrokken Account schorsen, na een ingebrekestelling die gedurende een redelijke termijn zonder gevolg is gebleven. Bij een ernstige tekortkoming (aantasting van de beveiliging van de Applicatie, poging tot toegang tot de gegevens van anderen, kennelijk onwettige inhoud, misbruik van profiel) kan de schorsing zonder voorafgaande kennisgeving plaatsvinden; Synkro brengt de gebruiker daarvan dan zo spoedig mogelijk op de hoogte, met vermelding van de reden.

Als de tekortkoming aanhoudt, kan Synkro de Account sluiten. De schorsing of de sluiting wegens tekortkoming ontneemt de Professional niet het recht om zijn Dossiers te exporteren bepaald in artikel 12: wanneer de beveiliging dat vereist, organiseert Synkro deze export via een ander middel dan de rechtstreekse toegang tot de Applicatie. De financiële gevolgen worden geregeld door de Algemene Verkoopvoorwaarden.

23.1. Evolutie van de functionaliteiten

Synkro laat de Applicatie evolueren om ze te verbeteren. De schrapping van een essentiële functionaliteit van het afgesloten aanbod, de stopzetting van een product of de samenvoeging ervan met een ander product (bijvoorbeeld de integratie van Synkro Motion in Synkro Clinic) worden ten minste drie maanden vooraf aangekondigd; de export van de gegevens blijft gewaarborgd en een samenvoeging leidt niet tot een prijsverhoging, onder de voorwaarden van de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Evolutie, stopzetting of samenvoeging van een product".

23.2. Wijziging van de Algemene Gebruiksvoorwaarden

Synkro kan deze Algemene Gebruiksvoorwaarden wijzigen. Elke wezenlijke wijziging wordt ten minste dertig dagen vóór de inwerkingtreding ervan in de Applicatie en per e-mail meegedeeld. De gebruiker die de nieuwe versie weigert, kan vóór de inwerkingtreding ervan zijn Account verwijderen en, als hij Afnemer is, zijn Abonnement kosteloos opzeggen. Zo niet geldt het voortgezette gebruik na de inwerkingtreding als aanvaarding. Wanneer de wet dat vereist, verkrijgt Synkro een uitdrukkelijke aanvaarding.

Deze Algemene Gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing zolang de gebruiker over een Account beschikt.

Wanneer het Abonnement, de Licentie of de proefperiode een einde neemt, wordt de toegang van de Professional gepauzeerd (artikel 4.3). Zijn gegevens blijven bewaard en exporteerbaar onder de voorwaarden van artikel 12 en van het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen", dat met name voorziet in de verwijdering van een Account van een Professional die zonder Abonnement of actieve Licentie en zonder aanmelding is gebleven gedurende twaalf maanden, na een waarschuwing die dertig dagen vooraf per e-mail wordt verstuurd; in Synkro Clinic wordt een Account die Dossiers bevat nooit wegens inactiviteit verwijderd. Zolang zijn Account bestaat, krijgt de Professional zonder verlies opnieuw toegang tot zijn Account en zijn gegevens door een Abonnement te sluiten of een Licentiecode te activeren.

De Afnemer zegt zijn Abonnement op volgens de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Opzegging". Elke gebruiker kan zijn Account op elk ogenblik verwijderen (artikel 13).

Elke klacht over de Applicatie, het Abonnement of de facturering wordt eerst per e-mail gericht aan contact@synkroclinic.com. Synkro antwoordt daarop binnen vijftien dagen. Bij gebrek aan akkoord kan het geschil worden voorgelegd aan de rechtbanken aangewezen in artikel 27.

Elke klacht over de verwerking van de gegevens kan ook worden gericht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of aan de toezichthoudende autoriteit van de woon- of werkplaats van de betrokkene. De Gevolgde Persoon die als consument optreedt, kan zich ook wenden tot de Consumentenombudsdienst (www.consumentenombudsdienst.be).

Deze Algemene Gebruiksvoorwaarden zijn opgesteld in het Frans. Vertalingen in het Engels en in het Nederlands worden ter informatie ter beschikking gesteld. Bij verschil tussen de Franse versie en een vertaling heeft de Franse versie voorrang.

Deze Algemene Gebruiksvoorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Bij gebrek aan een minnelijke oplossing, met name volgens artikel 25, zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel (gerechtelijk arrondissement Brussel) bevoegd, onverminderd de dwingende regels ter bescherming van de consumenten en de rechten die de betrokkenen ontlenen aan artikel 79 van de AVG.