Verwerkersovereenkomst (DPA)

Deze Verwerkersovereenkomst (hierna de "DPA") wordt, overeenkomstig artikel 28 van verordening (EU) 2016/679 (hierna de "AVG"), gesloten tussen:

De Verwerkingsverantwoordelijke: de Professional, Zorgverlener of Sportprofessional, geïdentificeerd aan de hand van de informatie die bij zijn inschrijving is ingevuld, die Synkro Clinic of Synkro Motion gebruikt in het kader van zijn beroepsactiviteit, ongeacht of hij Licentiehouder is, zich in de proefperiode bevindt of over een gepauzeerde toegang beschikt, evenals de sportstructuur die verwerkingsverantwoordelijke is onder de voorwaarden van artikel 14.5 (hierna de "Verwerkingsverantwoordelijke");

De Verwerker: Synkro, geïdentificeerd als volgt (hierna "Synkro"):

De Verwerkingsverantwoordelijke en Synkro worden hierna samen de "Partijen" genoemd.

Synkro geeft Synkro Clinic en Synkro Motion uit, twee applicaties bestemd voor professionals die personen opvolgen in het kader van de zorg of van de sportbegeleiding. Het gebruik ervan brengt de verwerking mee, voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, van persoonsgegevens over de personen die hij opvolgt, waaronder gegevens over gezondheid.

Deze DPA omkadert deze verwerking. Zij is van toepassing op elke Professional en elke structuur, zowel uit de gezondheidssector als uit de sportsector. Zij bestaat uit een gemeenschappelijke basis, van toepassing op elke Verwerkingsverantwoordelijke, en uit bepalingen die eigen zijn aan elk profiel, opgenomen in artikel 13 ("Specifieke bepalingen voor zorgverleners (Synkro Clinic)") en in artikel 14 ("Specifieke bepalingen voor sportprofessionals (Synkro Motion)"). Bij tegenstrijdigheid hebben de bepalingen die eigen zijn aan het profiel voorrang op de gemeenschappelijke basis.

Het toepasselijke profiel hangt af van het profiel van de Verwerkingsverantwoordelijke, en niet van het gebruikte product, volgens de regel vastgelegd in de Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 3: een Zorgverlener valt onder artikel 13 voor zijn volledige gebruik, met inbegrip van de biomechanische analyse en de opvolging van sporters buiten het zorgkader, van wie de gegevens worden behandeld als gegevens over gezondheid gedekt door het beroepsgeheim; elke andere professional valt onder artikel 14.

De DPA maakt integraal deel uit van het contractuele kader dat gevormd wordt door de Algemene Gebruiksvoorwaarden, de Algemene Verkoopvoorwaarden en het Privacybeleid van Synkro. Elke Professional aanvaardt ze persoonlijk bij de aanmaak van zijn account; de Licentiehouder die ze nog niet heeft aanvaard, aanvaardt ze uiterlijk bij de activering van zijn Licentie of bij zijn eerste aanmelding.

De termen die in deze DPA worden gebruikt, hebben de betekenis die de AVG eraan geeft. Daarnaast hebben de volgende termen, wanneer zij met een hoofdletter worden gebruikt, de hieronder vermelde betekenis, zowel in het enkelvoud als in het meervoud. Deze definities zijn gemeenschappelijk voor de Algemene Gebruiksvoorwaarden, de Algemene Verkoopvoorwaarden, het Privacybeleid en de DPA.

• "Applicatie": Synkro Clinic of Synkro Motion, naargelang het geval, toegankelijk via webbrowser en via mobiele applicatie.
• "Professional": elke persoon die de Applicatie in het kader van zijn beroepsactiviteit gebruikt om Gevolgde Personen op te volgen, ongeacht of hij Licentiehouder is, zich in de proefperiode bevindt of over een gepauzeerde toegang beschikt. Een Professional is ofwel een Zorgverlener, ofwel een Sportprofessional.
• "Zorgverlener": elke persoon die ingeschreven is bij een orde of houder is van een visum of een erkenning voor de uitoefening van een gezondheidszorgberoep.
• "Sportprofessional": elke andere Professional, met name een fysiek trainer, een coach, een bikefitter die geen gezondheidszorgberoep uitoefent, of een sportstructuur.
• "Gevolgde Persoon": de persoon die een Professional door middel van de Applicatie opvolgt. Zij wordt "Patiënt" genoemd wanneer de opvolging onder een Zorgverlener valt en "Sporter" wanneer zij onder een Sportprofessional valt.
• "Dossier": het geheel van de informatie die een Professional in de Applicatie over een Gevolgde Persoon bijhoudt (bilans, notities, metingen, vragenlijsten, tests, oefeningen, video's, analyses, documenten, afspraken en, in voorkomend geval, gegevens van de Administratieve module).
• "Abonnement": de betalende abonnementsovereenkomst die volgens de Algemene Verkoopvoorwaarden met Synkro wordt gesloten, met een maandelijkse of jaarlijkse periodiciteit, en die een of meer Licenties omvat.
• "Afnemer": de natuurlijke persoon of rechtspersoon die het Abonnement sluit en de prijs ervan betaalt (beoefenaar, praktijk die in vennootschapsvorm wordt uitgebaat, club, federatie of andere structuur).
• "Licentie": het persoonsgebonden recht om de Applicatie volgens een aanbod te gebruiken, toegekend aan één enkele natuurlijke persoon.
• "Licentiehouder": de natuurlijke persoon aan wie een Licentie wordt toegekend door de activering van een Licentiecode. De Afnemer kan zelf Licentiehouder zijn.
• "Licentiecode": de code voor eenmalig gebruik, in het formaat SYNK-XXXX-XXXX, waarmee een Licentie aan haar Licentiehouder kan worden toegekend.
• "Praktijk" en "Team": de groepering van Professionals binnen de Applicatie om samen te werken, "praktijk" genoemd in Synkro Clinic en "organisatie" of "groep" in Synkro Motion (hierna "Team"). De regels voor het delen van Dossiers binnen een Praktijk of een Team zijn vastgelegd in artikel 11 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.
• "Administratieve module": de factureringsfuncties van Synkro Clinic en zijn diensten die verbonden zijn met het eHealth-platform en met MyCareNet, beschreven in artikel 14.8 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.
• "Biomechanische analyse": de functionaliteit voor geautomatiseerde videoanalyse van de beweging, in twee of drie dimensies, beschreven in artikel 9 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.

2.1. Voorwerp

De DPA bepaalt de voorwaarden waaronder Synkro, als verwerker, de persoonsgegevens verwerkt die zich in de Dossiers van de Verwerkingsverantwoordelijke bevinden, evenals de respectieve verplichtingen van de Partijen.

De DPA dekt niet de verwerkingen waarvoor Synkro zelf verantwoordelijk is: beheer van de accounts, facturering en betaling, beveiliging van de dienst en technische logboeken, voorkoming van fraude, relatie met de gebruikers en gebruiksstatistieken. Deze verwerkingen worden beschreven in het Privacybeleid.

2.2. Duur

De DPA treedt in werking bij de aanmaak van de account van de Professional of bij de activering van zijn Licentie, naargelang wat zich eerst voordoet. Zij blijft van kracht zolang Synkro gegevens bewaart voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, ook tijdens de pauzering van zijn toegang. De geheimhoudingsverplichtingen blijven na de beëindiging ervan bestaan.

3.1. Elke Licentiehouder is verantwoordelijk voor zijn eigen Dossiers

Elke Licentiehouder is verwerkingsverantwoordelijke voor de Dossiers die hij in de Applicatie aanmaakt of bijhoudt. Het feit dat de Afnemer een Licentie betaalt, verleent hem geen enkele hoedanigheid en geen enkel recht op de Dossiers van de houder van deze Licentie: de Afnemer heeft geen toegang tot enig Dossier louter omdat hij de Licentie betaalt. Synkro ontvangt instructies over een Dossier alleen van de Verwerkingsverantwoordelijke die ervoor verantwoordelijk is, via diens eigen account.

De Licentiehouder die zijn beroep uitoefent voor rekening van een werkgever of een structuur en deze DPA in dat kader aanvaardt, verklaart daartoe gemachtigd te zijn. De verdeling van de verantwoordelijkheden tussen hen valt onder hun onderlinge relatie, waarbuiten Synkro staat.

3.2. Delen binnen een Praktijk of een Team

De toegang van een andere Professional tot een Dossier vloeit nooit voort uit de facturering. Zij vloeit uitsluitend voort uit het lidmaatschap van een Praktijk of een Team, waarbij elke Professional er zelf voor kiest om zich daarbij aan te sluiten, volgens de regels van de Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 11:

• in Synkro Clinic is elk Dossier standaard privé. Het delen van een Dossier met de Praktijk geldt als instructie; de leden hebben er toegang toe volgens het recht dat de beheerder van de Praktijk hun toekent ("raadplegen" of "raadplegen en wijzigen"). Wanneer de beheerder van de Praktijk ervoor heeft gekozen nieuwe Dossiers bij hun aanmaak te laten delen, geeft de Verwerkingsverantwoordelijke die lid blijft van de Praktijk daartoe instructie voor zijn nieuwe Dossiers en kan hij de deling ervan op elk ogenblik intrekken. De administratieve accounts van de Praktijk hebben alleen toegang tot de administratieve gegevens van de Patiënten (identiteit, contactgegevens, ziekenfonds) en tot de agenda's, nooit tot de gezondheidsgegevens of de facturering;
• in Synkro Motion heeft elk Dossier een reikwijdte die gekozen wordt door de Verwerkingsverantwoordelijke (privé, groep of organisatie), standaard privé; elke keuze van reikwijdte geldt als instructie.

De Verwerkingsverantwoordelijke die zijn Dossiers deelt:

• vergewist zich ervan dat hij over een rechtsgrond voor deze deling beschikt;
• informeert de Gevolgde Personen daar vooraf over en verkrijgt hun akkoord wanneer het toepasselijke recht of de aard van de gegevens dat vereist;
• beperkt de deling tot wat noodzakelijk is en maakt er een einde aan wanneer zij niet langer gerechtvaardigd is, in voorkomend geval door de deling van het Dossier in te trekken, de Praktijk te verlaten of de reikwijdte van het Dossier te wijzigen.

Het lid dat toegang heeft tot een gedeeld Dossier, is aansprakelijk voor het gebruik dat hij ervan maakt. Synkro levert de technische middelen voor de deling, logt de toegangen en bepaalt nooit de omvang ervan. Het vertrek van een lid uit de Praktijk of het Team maakt een einde aan zijn toegang tot de Dossiers van de andere leden; het heeft geen gevolgen voor de Dossiers waarvoor hij zelf verantwoordelijk is, die hij behoudt.

3.3. Einde van de Licentie of van het Abonnement

Wanneer het Abonnement een einde neemt (opzegging, wanbetaling), wordt de toegang van de Licentiehouder gepauzeerd op het einde van de betaalde periode. Wanneer de Afnemer de Licentie vrijgeeft, of de Licentiehouder ze verlaat, wordt de toegang onmiddellijk gepauzeerd; de Afnemer verwittigt de Licentiehouder vooraf (Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Licenties"). De toegang wordt eveneens gepauzeerd na afloop van de gratis proefperiode wanneer geen Abonnement werd gesloten en geen Licentiecode werd geactiveerd.

Tijdens de pauzering worden de Dossiers bewaard en blijven zij exporteerbaar gedurende ten minste negentig dagen, waarna zij worden bewaard zolang de account bestaat, onder de voorwaarden van het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen". De Licentiehouder kan op elk ogenblik zijn eigen Abonnement nemen of een nieuwe Licentiecode activeren en zonder verlies opnieuw toegang krijgen tot zijn Dossiers.

4.1. Aard van de verwerkingen

Hosting, registratie, ordening, bewaring, raadpleging, geautomatiseerde berekeningen (scores, indicatoren), geautomatiseerde analyse van video's, ondersteunde structurering van teksten, weergave, deling op instructie, verstrekking aan de ontvangers die door de Verwerkingsverantwoordelijke zijn aangewezen, export en wissing.

4.2. Doeleinden

Synkro verwerkt de gegevens uitsluitend om de Verwerkingsverantwoordelijke de functionaliteiten van de Applicatie te leveren die hij gebruikt voor de opvolging van de Gevolgde Personen, om de beveiliging en de traceerbaarheid ervan te verzekeren en om zijn instructies uit te voeren. De doeleinden die eigen zijn aan elk profiel, worden nader bepaald in de artikelen 13 en 14.

4.3. Categorieën van betrokkenen

De Gevolgde Personen en, voor de gegevens die op hen betrekking hebben in een Dossier, de leden van de Praktijk of het Team en de derden van wie de identiteit erin vermeld staat. De categorieën die eigen zijn aan elk profiel, worden nader bepaald in de artikelen 13 en 14.

4.4. Categorieën van gegevens

De categorieën van gegevens die eigen zijn aan elk profiel, worden nader bepaald in de artikelen 13 en 14. Gemeenschappelijk voor beide profielen zijn:

• de identificatie- en contactgegevens van de Gevolgde Persoon, evenals haar accountgegevens wanneer zij de Applicatie gebruikt;
• de video's en beelden die in de Applicatie worden geplaatst, en de resultaten van hun geautomatiseerde analyse (gewrichtshoeken, bewegingsuitslagen, symmetrie, bewegingsindicatoren);
• de opvolgingsgegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke of door de Gevolgde Persoon worden ingevoerd;
• het logboek van de toegangen tot de Dossiers.

De video's en driedimensionale reconstructies worden uitsluitend verwerkt om bewegingsindicatoren te produceren. Zij worden niet onderworpen aan enige biometrische verwerking met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon in de zin van artikel 9.1 van de AVG.

4.5. Ondersteuning door artificiële intelligentie

In Synkro Clinic ordent een taalmodel dat door de dienst Amazon Bedrock wordt uitgevoerd, op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke, een vrij ingevoerde of gedicteerde tekst in de velden van een sessienotitie en vult het vooraf velden van het Dossier in. De bezorgde gegevens kunnen de identiteit en de contactgegevens van de Gevolgde Persoon bevatten. De dienst Amazon Bedrock wordt niet gebruikt voor de Biomechanische analyse.

Deze verwerkingen worden uitgevoerd via een inferentieprofiel dat beperkt is tot de Europese Unie, dat de verzoeken naar meerdere AWS-regio's van de Europese Unie kan leiden. Overeenkomstig de servicevoorwaarden van AWS wordt de inhoud die aan deze dienst wordt voorgelegd, door deze dienst niet bewaard en niet gebruikt om modellen te trainen.

De gegenereerde voorstellen worden voorgelegd aan de Verwerkingsverantwoordelijke, die ze naleest, wijzigt of verwerpt, en die als enige verantwoordelijk blijft voor de inhoud van het Dossier. Er wordt geen enkel voorstel rechtstreeks aan de Gevolgde Persoon bezorgd. Het gaat niet om een geautomatiseerd individueel besluit in de zin van artikel 22 van de AVG.

Synkro houdt een logboek van deze oproepen bij, dat gebruiksstatistieken en identificaties bevat maar niet de inhoud van de ingediende teksten of van de verkregen antwoorden, en bewaart het twaalf maanden. Het detail staat in het Privacybeleid, afdeling "Ondersteuning door artificiële intelligentie".

4.6. Duur van de verwerking

De gegevens worden verwerkt gedurende de volledige duur van de account van de Verwerkingsverantwoordelijke, ook tijdens de pauzering van zijn toegang, en tot de verwijdering ervan onder de voorwaarden van artikel 7.8. De toepasselijke bewaartermijnen staan in het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen".

De Verwerkingsverantwoordelijke verbindt zich ertoe:

• over een geldige rechtsgrond te beschikken voor elke verwerking die aan Synkro wordt toevertrouwd, onder de voorwaarden die voor zijn profiel nader worden bepaald in de artikelen 13 en 14;
• de Gevolgde Personen te informeren over de verwerking van hun gegevens, met name door hun mee te delen dat hij een beroep doet op de Applicatie en door hen te verwijzen naar het Privacybeleid van Synkro;
• de toestemmingen te verkrijgen die voor zijn profiel vereist zijn en, voor minderjarigen, de regel van artikel 6 toe te passen;
• in de Applicatie alleen personen te registreren die hij daadwerkelijk opvolgt, en er alleen de gegevens te plaatsen die voor deze opvolging noodzakelijk zijn;
• vóór hij zich aansluit bij een Praktijk of een Team of de reikwijdte van een Dossier wijzigt, de toegangen te beoordelen die daaruit voor de andere leden voortvloeien (artikel 3.2);
• zijn eigen register van de verwerkingsactiviteiten bij te houden en de beveiligingsmaatregelen te nemen die op hem rusten, met name de bescherming van zijn inloggegevens en van zijn toestellen;
• de verzoeken tot uitoefening van de rechten te behandelen die de Gevolgde Personen tot hem richten;
• zijn Dossiers te exporteren vóór elke verwijdering bepaald in artikel 7.8 wanneer hij verplicht is ze langer te bewaren;
• Synkro rechtmatige en gedocumenteerde instructies te geven.

5.1. Video-opname

De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de omstandigheden waarin de video's worden gemaakt. Hij informeert de gefilmde persoon, verkrijgt diens voorafgaand akkoord, plaatst alleen video's waarop identificeerbare derden te zien zijn met hun akkoord en leeft de regels na die gelden op de plaats van de opname.

De volgende regel is van toepassing op elke minderjarige Gevolgde Persoon, zowel Patiënt als Sporter, ongeacht het land:

• jonger dan dertien jaar: de account wordt aangemaakt en elke toestemming wordt uitsluitend gegeven door de houder van het ouderlijk gezag;
• van dertien tot achttien jaar: de toestemming wordt gezamenlijk gegeven door de minderjarige en door de houder van het ouderlijk gezag.

Deze regel biedt meer bescherming dan de drempels die de nationale rechtsstelsels bepalen (dertien jaar in België, vijftien jaar in Frankrijk); hij is dus in alle gevallen van toepassing. De Professional controleert de leeftijd van de Gevolgde Persoon en verkrijgt de vereiste toestemmingen voordat hij haar een uitnodigingscode bezorgt en vóór elke video-opname.

Synkro maakt de aanmaak van de account van een Gevolgde Persoon technisch afhankelijk van de invoer van een uitnodigingscode die door de Verwerkingsverantwoordelijke wordt verstrekt. De uitoefening van de rechten van een minderjarige Gevolgde Persoon is nader bepaald in het Privacybeleid, afdeling "Minderjarigen".

7.1. Gedocumenteerde instructies

Synkro verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke. Als dergelijke instructies gelden: deze DPA, de Algemene Gebruiksvoorwaarden, de functionaliteiten van de Applicatie zoals de Verwerkingsverantwoordelijke ze gebruikt, de instellingen van zijn account en de handelingen die hij in gang zet (met name de toetreding tot een Praktijk of een Team, de keuze van de reikwijdte van een Dossier, de activering van de synchronisatie met een Google-agenda, een verzending naar een verzekeringsinstelling, een export of een verwijdering). Hetzelfde geldt bij doorgifte naar een derde land.

Als Synkro krachtens het recht van de Unie of het Belgisch recht verplicht is een verwerking uit te voeren, brengt het de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vóór de verwerking op de hoogte, tenzij dat recht dit om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Synkro brengt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte als een instructie naar zijn mening een inbreuk vormt op de AVG of op andere bepalingen van het recht van de Unie of van de lidstaten inzake gegevensbescherming.

Synkro gebruikt de gegevens van de Dossiers niet voor eigen doeleinden, met als enig voorbehoud artikel 8.

7.2. Vertrouwelijkheid

Synkro ziet erop toe dat de personen die gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, onderworpen zijn aan een contractuele geheimhoudingsplicht, geïnformeerd zijn over de vereisten van de AVG en over de bijzonderheden van gegevens over gezondheid, en alleen toegang hebben tot de Dossiers in geval van noodzaak (support op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke, beveiliging, incident), binnen de grenzen van deze noodzaak en met traceerbaarheid.

7.3. Beveiliging van de verwerking

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking, evenals met de risico's voor de rechten en vrijheden van personen, neemt Synkro de passende technische en organisatorische maatregelen in de zin van artikel 32 van de AVG, met name:

• hosting bij Amazon Web Services, regio Parijs (eu-west-3), gegevens opgeslagen in Frankrijk;
• versleuteling in rust: AES-256 via AWS KMS voor de databank, en AES-256 voor de opslag van bestanden en video's, aangevuld met een eigen versleuteling van bepaalde gevoelige velden, waaronder het INSZ;
• versleuteling tijdens de overdracht (HTTPS, minimaal TLS 1.2);
• gehashte wachtwoorden (bcrypt) en sessietokens met beperkte duur;
• afscherming van de toegangen: elke Professional heeft alleen toegang tot de Dossiers die hij bijhoudt en tot die waartoe de deelregels van zijn Praktijk of zijn Team hem toegang geven (artikel 3.2); in Synkro Clinic, toegang die door de server wordt gecontroleerd volgens het profiel van de gebruiker (Professional of administratieve account) en zijn recht ("raadplegen" of "raadplegen en wijzigen"), en standaard wordt geweigerd; vertrouwelijke informatie die alleen zichtbaar is voor haar auteur en versleuteld is;
• logging van de toegangen tot de Dossiers; applicatielogboeken die bij de bron worden ontdaan van gegevens over gezondheid;
• versleutelde eHealth-certificaten van de Professionals (AES-256-GCM), wachtwoord nooit bewaard, sessies beperkt tot twaalf uur, elke oplading, elke opening van een sessie en elke ondertekende verzending bijgehouden en zichtbaar voor de Professional, intrekking op elk ogenblik mogelijk;
• bewaring van de andere technische geheimen in een versleutelde kluis (AWS Secrets Manager);
• principe van de minste privileges voor de toegang tot de infrastructuur, voorbehouden aan de gemachtigde personen van Synkro, en periodieke herziening van deze toegangen;
• automatische back-ups van de databank en van de bestanden, onder de voorwaarden van het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen";
• bewaking van de infrastructuur met alarmen.

Synkro kan deze maatregelen laten evolueren, op voorwaarde dat het globale beveiligingsniveau niet wordt verlaagd.

7.4. Subverwerkers

De Verwerkingsverantwoordelijke verleent Synkro een algemene toestemming om een beroep te doen op subverwerkers. Op de datum van deze DPA zijn de subverwerkers diegenen die als zodanig zijn aangeduid in de onderstaande tabel, die identiek is aan die van het Privacybeleid; de andere dienstverleners en ontvangers worden er ter informatie in vermeld en verwerken geen gegevens van de Dossiers voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, met uitzondering van Google Agenda, een ontvanger die de Verwerkingsverantwoordelijke zelf verkiest te activeren.

Amazon Web Services bezit met name de certificeringen ISO 27001 en SOC 2, evenals de certificering Hébergeur de Données de Santé (HDS) voor de hosting van infrastructuur; zijn verwerkersovereenkomst is opgenomen in zijn servicevoorwaarden.

Synkro legt elke subverwerker contractueel verplichtingen inzake gegevensbescherming op die ten minste gelijkwaardig zijn aan die van deze DPA, met name voldoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen. Synkro blijft ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van zijn subverwerkers.

Synkro brengt de Verwerkingsverantwoordelijke, per e-mail en in de Applicatie, op de hoogte van elke toevoeging of vervanging van een subverwerker ten minste dertig dagen vóór de inwerkingtreding ervan. De Verwerkingsverantwoordelijke kan daartegen gedurende deze termijn schriftelijk bezwaar maken, om een gerechtvaardigde reden die verband houdt met de gegevensbescherming. De Partijen zoeken dan te goeder trouw naar een oplossing. Bij gebreke daarvan kan de Verwerkingsverantwoordelijke het gebruik van de dienst stopzetten en, als hij ook Afnemer is, zijn Abonnement kosteloos opzeggen met uitwerking op de dag van de inwerkingtreding van de wijziging; hij behoudt in alle gevallen het recht om zijn Dossiers te exporteren bepaald in artikel 7.8.

Evenmin zijn subverwerkers van Synkro de ontvangers aan wie de Verwerkingsverantwoordelijke beslist gegevens te verstrekken, met name de verzekeringsinstellingen en de platformen bedoeld in artikel 13.4.

7.5. Bijstand bij de uitoefening van de rechten

Synkro helpt de Verwerkingsverantwoordelijke, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen en voor zover mogelijk, om te antwoorden op verzoeken tot uitoefening van de rechten van de Gevolgde Personen (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar, intrekking van de toestemming). De Applicatie stelt de Verwerkingsverantwoordelijke in staat de Dossiers te raadplegen, te verbeteren, te exporteren en te verwijderen. Wanneer een Gevolgde Persoon zich rechtstreeks tot Synkro wendt over een Dossier, bezorgt Synkro het verzoek binnen vijf werkdagen aan de Verwerkingsverantwoordelijke, antwoordt het haar niet ten gronde zonder diens instructie, en verleent het hem de nodige technische bijstand.

De verwijdering door een Gevolgde Persoon van haar account in de Applicatie maakt een einde aan haar toegang. Zij brengt niet de verwijdering mee van het Dossier dat de Verwerkingsverantwoordelijke bijhoudt: het Dossier wordt losgekoppeld van de verwijderde account en blijft ongewijzigd bij de Verwerkingsverantwoordelijke, die over elk verzoek tot wissing moet beslissen, met naleving van zijn eigen bewaarverplichtingen.

7.6. Bijstand bij de beveiliging, de effectbeoordeling en de voorafgaande raadpleging

Synkro helpt de Verwerkingsverantwoordelijke de naleving te verzekeren van de verplichtingen bepaald in de artikelen 32 tot 36 van de AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover het beschikt. Het stelt hem met name, op verzoek, een beschrijving ter beschikking van de verwerkingen en van de beveiligingsmaatregelen die nuttig is voor de uitvoering van zijn gegevensbeschermingseffectbeoordeling en, in voorkomend geval, voor de voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit.

7.7. Melding van gegevensinbreuken

Synkro meldt de Verwerkingsverantwoordelijke elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die zijn Dossiers treft zo spoedig mogelijk nadat het er kennis van heeft genomen, en uiterlijk binnen achtenveertig uur. De melding beschrijft, voor zover deze informatie beschikbaar is, de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokken personen en registraties, de waarschijnlijke gevolgen ervan en de maatregelen die zijn genomen of worden overwogen om de inbreuk te verhelpen en de gevolgen ervan te beperken. De informatie die niet onmiddellijk beschikbaar is, wordt meegedeeld zodra zij dat is.

Het is aan de Verwerkingsverantwoordelijke om de inbreuk te melden aan de toezichthoudende autoriteit en, in voorkomend geval, ze mee te delen aan de betrokkenen; Synkro staat hem daarbij bij. De interne procedure van Synkro voor het beheer van inbreuken is op verzoek beschikbaar.

7.8. Export, teruggave en verwijdering van de gegevens

Export. De Verwerkingsverantwoordelijke kan zijn Dossiers vanuit de Applicatie exporteren onder de voorwaarden van de Algemene Gebruiksvoorwaarden, afdeling "Export en overdraagbaarheid van de gegevens": in gestructureerde formaten (JSON, CSV of ZIP-archief, naargelang het product), gedurende de volledige duur van zijn toegang en gedurende de volledige pauzering daarvan, en in elk geval gedurende ten minste negentig dagen na het einde van zijn Abonnement, zijn Licentie of zijn proefperiode. Deze export geldt als teruggave van de gegevens in de zin van artikel 28.3.g van de AVG.

Verwijdering. Synkro verwijdert de Dossiers van de Verwerkingsverantwoordelijke wanneer zijn account wordt verwijderd, op zijn verzoek of wegens inactiviteit onder de voorwaarden van het Privacybeleid, afdeling "Bewaartermijnen" (in Synkro Clinic nooit wegens inactiviteit wanneer de account Dossiers bevat). De toegang wordt gedeactiveerd vanaf het verzoek; de verwijdering kan gedurende dertig dagen worden geannuleerd met de link die per e-mail wordt ontvangen; na afloop van deze termijn worden de account en alle Dossiers waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is definitief verwijderd. De accounts van de Gevolgde Personen worden niet verwijderd, maar geven geen toegang meer tot deze Dossiers. De Verwerkingsverantwoordelijke gaat over tot de export van zijn Dossiers voordat hij de verwijdering aanvraagt.

De verwijderde gegevens verdwijnen uiterlijk dertig dagen na de verwijdering ervan uit de back-ups. Synkro bewaart geen enkele kopie van de Dossiers, behoudens een wettelijke verplichting die eigen zou zijn aan Synkro.

De verwijdering van de account van een lid van een Praktijk of een Team maakt een einde aan zijn toegang tot de Dossiers van de andere leden, zonder gevolgen voor deze Dossiers, die blijven bij de Verwerkingsverantwoordelijke die ervoor verantwoordelijk is. In Synkro Clinic blijft wat dit lid erin heeft geregistreerd in deze Dossiers staan, op zijn naam, evenals het spoor van zijn toegangen.

7.9. Documentatie en audits

Synkro stelt de Verwerkingsverantwoordelijke, op verzoek, de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen bepaald in artikel 28 van de AVG worden nagekomen: register van de verwerkingsactiviteiten bijgehouden als verwerker, lijst van de subverwerkers, beschrijving van de beveiligingsmaatregelen, procedure voor het beheer van inbreuken en certificeringsattesten van zijn subverwerkers.

Synkro maakt audits mogelijk, met inbegrip van inspecties, door de Verwerkingsverantwoordelijke of door een auditor die hij daartoe machtigt en die tot geheimhouding gehouden is. Behalve bij een gegevensinbreuk of een verzoek van een toezichthoudende autoriteit wordt de audit ten minste dertig dagen vooraf aangekondigd, heeft hij alleen betrekking op de verwerkingen die voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke worden uitgevoerd, vindt hij hoogstens één keer per jaar plaats, tijdens de kantooruren, en mag hij geen afbreuk doen aan de beveiliging van de dienst of aan de vertrouwelijkheid van de gegevens van de andere gebruikers. Synkro kan voorstellen eerst te antwoorden met documenten en schriftelijke verklaringen. De kosten van de audit komen ten laste van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een aanzienlijke tekortkoming van Synkro aan zijn verplichtingen aan het licht brengt.

Synkro produceert geaggregeerde werkingsstatistieken (bijvoorbeeld het aantal Dossiers, analyses of gebruiken van een functie), die geen inhoud van de Dossiers en geen identificatie van personen bevatten en niet toelaten tot een persoon te herleiden. Deze statistieken zijn anonieme gegevens die niet langer onder de AVG vallen (overweging 26).

Er worden momenteel geen gegevens uit de Dossiers gebruikt voor onderzoeksdoeleinden of voor de verbetering van de algoritmen. Een facultatieve toestemming voor onderzoek wordt in de Applicatie van de Patiënten verkregen; mocht Synkro ooit gegevens voor deze doeleinden gebruiken, dan zouden alleen geanonimiseerde gegevens worden gebruikt, en zouden het Privacybeleid en deze DPA vooraf worden bijgewerkt, onder de voorwaarden van artikel 11.

Er wordt geen enkele video gebruikt voor de verbetering van de algoritmen.

De Dossiers worden gehost in Frankrijk (AWS, regio Parijs, eu-west-3). De verwerkingen door artificiële intelligentie worden uitgevoerd in de Europese Unie, via een inferentieprofiel dat beperkt is tot de Europese Unie en dat de verzoeken naar meerdere AWS-regio's van de Europese Unie kan leiden.

Bepaalde elementen uit een Dossier kunnen door subverwerkers naar de Verenigde Staten worden doorgegeven: het e-mailadres en de naam van een Gevolgde Persoon in een e-mail die via Resend wordt verzonden, haar naam en het tijdstip van een afspraak in een melding die via Expo wordt verzonden. Deze doorgiften worden omkaderd zoals aangegeven in artikel 7.4. Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke de synchronisatie met een Google-agenda activeert, worden de afspraken die in deze agenda worden gezet door Google verwerkt volgens de overeenkomst die hen verbindt. De doorgiften die door Stripe worden uitgevoerd, hebben uitsluitend betrekking op de factureringsgegevens van de Afnemer.

Elke nieuwe doorgifte van gegevens van een Dossier buiten de Europese Unie zou onderworpen zijn aan de procedure van artikel 7.4 en aan het bestaan van passende waarborgen in de zin van hoofdstuk V van de AVG.

Elke Partij is aansprakelijk voor de schade die veroorzaakt wordt door een verwerking die niet voldoet aan de AVG, onder de voorwaarden van artikel 82 van de AVG. Synkro is aansprakelijk voor de tekortkomingen van zijn subverwerkers, met name de hostingprovider, zoals voor zijn eigen tekortkomingen; alleen overmacht, in de zin van de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Overmacht", ontslaat het daarvan.

In de verhouding tussen de Partijen is de aansprakelijkheid van Synkro onderworpen aan de beperking bepaald in de Algemene Verkoopvoorwaarden, afdeling "Aansprakelijkheid", behalve bij zware of opzettelijke fout. Deze beperking beperkt niet de rechten die de betrokkenen aan de AVG ontlenen.

• Samenhang: bij tegenstrijdigheid over een punt dat betrekking heeft op de gegevensbescherming, heeft deze DPA voorrang op de Algemene Gebruiksvoorwaarden en de Algemene Verkoopvoorwaarden.
• Structuren op offerte: de diensten die op offerte aan de sportstructuren worden aangeboden, kunnen het voorwerp uitmaken van aanvullende bepalingen, nader bepaald in het overeenstemmende voorstel, die het beschermingsniveau van deze DPA niet mogen verlagen.
• Wijzigingen: elke wezenlijke wijziging van de DPA wordt ten minste dertig dagen vóór de inwerkingtreding ervan aan de Verwerkingsverantwoordelijke meegedeeld, per e-mail en in de Applicatie. De Verwerkingsverantwoordelijke die de wijziging weigert, kan het gebruik van de dienst vóór die datum stopzetten en zijn Dossiers exporteren onder de voorwaarden van artikel 7.8.
• Einde: de beëindiging van de DPA doet geen afbreuk aan de verwijderings- en geheimhoudingsverplichtingen, noch aan het exportrecht bepaald in artikel 7.8.

Deze DPA is opgesteld in het Frans. Vertalingen in het Engels en in het Nederlands worden ter informatie ter beschikking gesteld. Bij verschil tussen de Franse versie en een vertaling heeft de Franse versie voorrang.

Deze DPA is onderworpen aan het Belgisch recht. Bij gebrek aan een minnelijke oplossing zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel (gerechtelijk arrondissement Brussel) bevoegd, onverminderd de dwingende regels ter bescherming van de consumenten en de rechten die de betrokkenen ontlenen aan artikel 79 van de AVG.

Dit artikel is van toepassing op de Verwerkingsverantwoordelijke die Zorgverlener is, voor zijn volledige gebruik van de Applicatie, overeenkomstig de regel vermeld in de preambule.

13.1. Doeleinden

Bijhouden van het Dossier van de Patiënt; afname van gestandaardiseerde vragenlijsten en van klinische tests, met geautomatiseerde berekening van de scores; voorschrijven en opvolgen van oefeningen; uitwisselingen tussen de Verwerkingsverantwoordelijke en de Patiënt in de Applicatie; Biomechanische analyse ter ondersteuning van de klinische beoordeling; ondersteuning door artificiële intelligentie (artikel 4.5); beheer van de agenda, de afspraken, de online afspraakboeking en de herinneringen; delen van Dossiers binnen een Praktijk; verzending van het schriftelijk verslag aan de voorschrijvende arts en ontvangst van de eHealthBox-post; wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke over de Administratieve module beschikt, de doeleinden beschreven in artikel 13.4.

13.2. Categorieën van betrokkenen

• de Patiënten van de Verwerkingsverantwoordelijke;
• de personen die online een afspraak bij hem maken, met of zonder account;
• wanneer de Administratieve module, het schriftelijk verslag of de eHealthBox worden gebruikt, de voorschrijvende artsen, de artsen die het globaal medisch dossier beheren en de afzenders van de ontvangen post, voor de gegevens die hen identificeren;
• het administratief personeel van de Praktijk dat houder is van een administratieve account, voor de gegevens van zijn account.

13.3. Categorieën van gegevens

• identificatie- en contactgegevens;
• gegevens over gezondheid in de zin van artikel 9 van de AVG: anamnese, bilans, sessienotities, voorschriften, sessies, oefeningen, waarschuwingen en berichten die in de Applicatie worden uitgewisseld, vertrouwelijke informatie, en versiegeschiedenis van deze gegevens;
• schriftelijke verslagen gericht aan de voorschrijvende arts en post ontvangen in de eHealthBox van de Verwerkingsverantwoordelijke (artikel 13.4);
• antwoorden op de gestandaardiseerde vragenlijsten en resultaten van de klinische tests, met inbegrip van de automatisch berekende scores en subscores;
• video's, beelden en documenten die in de Applicatie worden geplaatst, en resultaten van de Biomechanische analyse;
• afspraakgegevens, met inbegrip van, voor een online boeking zonder account, de naam, de contactgegevens, het gekozen tijdslot, de eventuele reden, de antwoorden op de voorafgaande vragenlijst en de bijlagen;
• wanneer de Administratieve module wordt gebruikt, de gegevens opgesomd in artikel 13.4.

13.4. Administratieve module (MyCareNet en eHealth-platform)

Wanneer zijn aanbod de Administratieve module omvat, kan de Verwerkingsverantwoordelijke vanuit de Applicatie, voor de opengestelde diensten:

• de verzekerbaarheid van de Patiënt bij zijn verzekeringsinstelling raadplegen (dienst MyCareNet Member Data);
• elektronische getuigschriften voor verstrekte hulp opstellen en verzenden (eAttest);
• de verstrekkingen aan de verzekeringsinstellingen factureren (eFact);
• akkoorden van de adviserend arts aanvragen, verlengen of opvolgen (eAgreement).

Verwerkte gegevens: identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ); verzekerbaarheidsgegevens (verzekeringsinstelling, terugbetalingscodes, bijzonder statuut, derdebetaler, medisch huis, arts die het globaal medisch dossier beheert); verstrekkingen, data van de sessies, nomenclatuurcodes en bedragen; voorschriftgegevens (datum, RIZIV-nummer van de voorschrijver); akkoordaanvragen, pathologische situaties, beslissingen, akkoordnummers en redenen van weigering; berichten die met de verzekeringsinstellingen worden uitgewisseld, bewaard ook in hun ondertekende ruwe vorm, voor bewijs- en traceerbaarheidsdoeleinden, gedurende de termijnen die de reglementering van het RIZIV en van de verzekeringsinstellingen oplegt, en hoogstens zolang de account van de Verwerkingsverantwoordelijke bestaat.

Rollen en rechtsgronden. Synkro treedt op als verwerker van de Verwerkingsverantwoordelijke. De uitwisselingen worden uitgevoerd in naam van de Verwerkingsverantwoordelijke, op zijn instructie en door middel van zijn eigen eHealth-certificaat, dat hij in de Applicatie oplaadt en op elk ogenblik kan intrekken; Synkro gebruikt dit certificaat alleen om de uitwisselingen uit te voeren die hij in gang zet en om tijdens zijn sessie de antwoorden op te halen die voor hem bestemd zijn, en bewaart nooit het wachtwoord ervan. De Verwerkingsverantwoordelijke baseert deze verwerkingen op artikel 9.2.h van de AVG en op de wettelijke verplichtingen die op hem rusten krachtens de reglementering van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging (RIZIV).

Ontvangers. De verzekeringsinstellingen, via het MyCareNet-netwerk en het eHealth-platform. Deze instellingen en platformen handelen binnen hun eigen wettelijk kader; zij zijn geen subverwerkers van Synkro.

Beschikbaarheid. Elke dienst vereist een erkenning. De diensten worden een voor een ter beschikking gesteld, naarmate zij worden opengesteld; de Applicatie geeft aan welke diensten opengesteld zijn. Synkro verbindt zich tot geen enkele openstellingsdatum.

Elektronische identiteitskaart (eID). Zonder dat de Administratieve module vereist is, kan de Verwerkingsverantwoordelijke de eID-kaart van een Patiënt lezen, door middel van een programma dat op zijn computer is geïnstalleerd, om diens Dossier vooraf in te vullen. Worden verwerkt: het INSZ en de identiteitsgegevens gelezen op de kaart (naam, voornamen, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, adres); de foto van de kaart wordt niet geregistreerd.

Schriftelijk verslag en eHealthBox. Met hetzelfde certificaat, zonder dat de Administratieve module vereist is, kan de Verwerkingsverantwoordelijke het schriftelijk verslag aan de voorschrijvende arts verzenden en de post van zijn eHealthBox ontvangen (Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 14.12). Worden verwerkt: de inhoud van het verslag, de ontvanger ervan en de ontvangstbewijzen van de eHealthBox, evenals de ontvangen post: afzender, betrokken Patiënt en diens INSZ, tekst en bijlagen, versleuteld in rust. De post wordt op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in het Dossier opgenomen.

13.5. Rechtsgronden van de Verwerkingsverantwoordelijke

Het Dossier van de Patiënt wordt bijgehouden onder de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke, een zorgverlener die aan het beroepsgeheim onderworpen is. Het berust op artikel 9.2.h van de AVG, met naleving van de voorwaarde van artikel 9.3, en, voor het bijhouden en de bewaring ervan, op de wettelijke verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke. De toestemming die de Patiënt in de Applicatie geeft, heeft betrekking op het gebruik ervan; de intrekking ervan maakt een einde aan dit gebruik maar brengt niet de verwijdering mee van het Dossier, over het lot waarvan de Verwerkingsverantwoordelijke beslist.

13.6. Beroepsgeheim

Synkro erkent dat de Dossiers gedekt zijn door het beroepsgeheim van de Verwerkingsverantwoordelijke. Het heeft er alleen toegang toe onder de voorwaarden van artikel 7.2 en verstrekt ze aan geen enkele derde buiten de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke en de wettelijke verplichtingen die aan Synkro zouden worden opgelegd, waarvan het hem op de hoogte zou brengen onder de voorwaarden van artikel 7.1.

13.7. Bewaring van het dossier

De bewaring van het dossier van de Patiënt gedurende de wettelijke termijn rust op de Verwerkingsverantwoordelijke, onder de voorwaarden van de Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 14.4. Een Dossier dat zorggegevens bevat, wordt niet verwijderd maar inactief gemaakt (Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 13.3). Synkro bewaart de Dossiers zolang de account van de Verwerkingsverantwoordelijke bestaat en verwijdert ze samen met die account (artikel 7.8): het is aan de Verwerkingsverantwoordelijke om ze te exporteren en zelf voor de bewaring ervan te zorgen.

13.8. Hosting en gebruik in Frankrijk

De gegevens worden in Frankrijk gehost door Amazon Web Services, dat de certificering Hébergeur de Données de Santé (HDS) bezit voor de hosting van infrastructuur. Synkro zelf is niet HDS-gecertificeerd. De Zorgverlener die in Frankrijk praktijk uitoefent, beoordeelt in het licht van deze informatie of het gebruik van de Applicatie verenigbaar is met de verplichtingen die op hem rusten.

Dit artikel is van toepassing op de Verwerkingsverantwoordelijke die geen Zorgverlener is: fysiek trainer, coach, bikefitter die geen zorgverlener is, club, federatie, prestatiecentrum of andere sportstructuur.

14.1. Doeleinden

Bijhouden van het Sportdossier; Biomechanische analyse van video's; situering van de indicatoren ten opzichte van gepubliceerde referentiekaders; vergelijking van opeenvolgende metingen; delen van Dossiers binnen een Team.

14.2. Categorieën van betrokkenen

De Sporters die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden opgevolgd.

14.3. Categorieën van gegevens

• identificatie- en contactgegevens;
• gegevens over de sportieve opvolging: metingen, observaties, discipline, niveau, historiek van de sessies;
• video's en resultaten van de geautomatiseerde analyse, met inbegrip van de aerodynamische schattingen;
• in voorkomend geval, informatie die een gegeven over gezondheid onthult in de zin van artikel 9 van de AVG, zoals de vermelding van een blessure, pijn of een terugkeer na onbeschikbaarheid.

14.4. Rechtsgronden van de Verwerkingsverantwoordelijke

De Verwerkingsverantwoordelijke baseert de verwerking op de uitvoering van de overeenkomst die hem met de Sporter verbindt of op zijn gerechtvaardigd belang om de gevraagde begeleiding te verzekeren (artikelen 6.1.b en 6.1.f van de AVG). Wanneer de verwerkte gegevens informatie over gezondheid onthullen, verkrijgt hij de uitdrukkelijke toestemming van de Sporter (artikel 9.2.a van de AVG), met naleving, voor minderjarigen, van de regel van artikel 6. De Sporter kan deze toestemming op elk ogenblik intrekken; de Verwerkingsverantwoordelijke stopt dan de verwerkingen die ervan afhangen en verwijdert de overeenstemmende gegevens, tenzij er een andere rechtsgrond bestaat.

14.5. Sportstructuren en aard van het hulpmiddel

Wanneer een structuur (club, federatie, centrum) de opvolging van haar Sporters organiseert in een Synkro Motion-organisatie en er de doeleinden en de middelen van bepaalt, is zij Verwerkingsverantwoordelijke voor de betrokken Dossiers, onder de voorwaarden van de Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 15.5.

Synkro Motion is geen medisch hulpmiddel, onder de voorwaarden van de Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 15.2.