Privacybeleid

Dit Privacybeleid legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de diensten Synkro Clinic en Synkro Motion (hierna samen "de diensten"), overeenkomstig verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Het treedt in werking op 20 oktober 2026.

Het richt zich tot alle personen van wie gegevens via de diensten worden verwerkt:

• de Professionals, Zorgverleners en Sportprofessionals die de diensten in hun activiteit gebruiken;
• de Afnemers, die een Abonnement met een of meer Licenties kopen en betalen;
• de Licentiehouders;
• de Gevolgde Personen van een Professional: de Patiënten van een Zorgverlener en de Sporters van een Sportprofessional;
• de personen die online een afspraak maken bij een Professional zonder over een account te beschikken;
• de bezoekers van de openbare websites van Synkro, waaronder synkroclinic.com.

Het bestaat uit een gemeenschappelijke basis, specifieke bepalingen voor zorgverleners (Synkro Clinic) en specifieke bepalingen voor sportprofessionals (Synkro Motion). Het vult de Algemene Gebruiksvoorwaarden, de Algemene Verkoopvoorwaarden en de Verwerkersovereenkomst (DPA) aan.

Toepasselijke regeling naargelang het profiel. De toepasselijke regeling hangt af van het profiel van de Professional en niet van het gebruikte product, volgens de regel vastgelegd in de Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 3: een Zorgverlener valt onder de specifieke bepalingen voor zorgverleners voor zijn volledige gebruik, met inbegrip van de biomechanische analyse en de opvolging van sporters buiten het zorgkader, van wie de gegevens worden behandeld als gezondheidsgegevens gedekt door het beroepsgeheim; elke andere professional valt onder de specifieke bepalingen voor sportprofessionals.

In dit beleid hebben de volgende termen, wanneer zij met een hoofdletter worden gebruikt, de hieronder vermelde betekenis, zowel in het enkelvoud als in het meervoud. Deze definities zijn gemeenschappelijk voor de Algemene Gebruiksvoorwaarden, de Algemene Verkoopvoorwaarden, het Privacybeleid en de DPA.

• "Applicatie": Synkro Clinic of Synkro Motion, naargelang het geval, toegankelijk via webbrowser en via mobiele applicatie.
• "Professional": elke persoon die de Applicatie in het kader van zijn beroepsactiviteit gebruikt om Gevolgde Personen op te volgen, ongeacht of hij Licentiehouder is, zich in de proefperiode bevindt of over een gepauzeerde toegang beschikt. Een Professional is ofwel een Zorgverlener, ofwel een Sportprofessional.
• "Zorgverlener": elke persoon die ingeschreven is bij een orde of houder is van een visum of een erkenning voor de uitoefening van een gezondheidszorgberoep.
• "Sportprofessional": elke andere Professional, met name een fysiek trainer, een coach, een bikefitter die geen gezondheidszorgberoep uitoefent, of een sportstructuur.
• "Gevolgde Persoon": de persoon die een Professional door middel van de Applicatie opvolgt. Zij wordt "Patiënt" genoemd wanneer de opvolging onder een Zorgverlener valt en "Sporter" wanneer zij onder een Sportprofessional valt.
• "Dossier": het geheel van de informatie die een Professional in de Applicatie over een Gevolgde Persoon bijhoudt (bilans, notities, metingen, vragenlijsten, tests, oefeningen, video's, analyses, documenten, afspraken en, in voorkomend geval, gegevens van de Administratieve module).
• "Abonnement": de betalende abonnementsovereenkomst die volgens de Algemene Verkoopvoorwaarden met Synkro wordt gesloten, met een maandelijkse of jaarlijkse periodiciteit, en die een of meer Licenties omvat.
• "Afnemer": de natuurlijke persoon of rechtspersoon die het Abonnement sluit en de prijs ervan betaalt (beoefenaar, praktijk die in vennootschapsvorm wordt uitgebaat, club, federatie of andere structuur).
• "Licentie": het persoonsgebonden recht om de Applicatie volgens een aanbod te gebruiken, toegekend aan één enkele natuurlijke persoon.
• "Licentiehouder": de natuurlijke persoon aan wie een Licentie wordt toegekend door de activering van een Licentiecode. De Afnemer kan zelf Licentiehouder zijn.
• "Licentiecode": de code voor eenmalig gebruik, in het formaat SYNK-XXXX-XXXX, waarmee een Licentie aan haar Licentiehouder kan worden toegekend.
• "Praktijk" en "Team": de groepering van Professionals binnen de Applicatie om samen te werken, "praktijk" genoemd in Synkro Clinic en "organisatie" of "groep" in Synkro Motion (hierna "Team"). De regels voor het delen van Dossiers binnen een Praktijk of een Team zijn vastgelegd in artikel 11 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.
• "Administratieve module": de factureringsfuncties van Synkro Clinic en zijn diensten die verbonden zijn met het eHealth-platform en met MyCareNet, beschreven in artikel 14.8 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.
• "Biomechanische analyse": de functionaliteit voor geautomatiseerde videoanalyse van de beweging, in twee of drie dimensies, beschreven in artikel 9 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden.

Synkro heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen in de zin van artikel 37 van de AVG. Elke vraag of elk verzoek over uw gegevens kan worden gericht aan het hierboven vermelde contactpunt, per e-mail of per brief naar het adres van de zetel.

Naargelang de betrokken gegevens treedt Synkro in twee verschillende hoedanigheden op.

De verbintenissen van Synkro als verwerker worden nader beschreven in de DPA, die van toepassing is op elke Professional, zowel zorgverlener als sportprofessional, en die elke Professional aanvaardt bij de aanmaak van zijn account en, voor een Licentiehouder die ze nog niet heeft aanvaard, uiterlijk bij de activering van zijn Licentie of bij zijn eerste aanmelding. Wanneer een sportstructuur de opvolging van haar Sporters organiseert in een Synkro Motion-organisatie en er de doeleinden en de middelen van bepaalt, is zij verwerkingsverantwoordelijke voor de betrokken Dossiers (Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 15.5).

Afnemer en Licentiehouder. Elke Licentiehouder is verwerkingsverantwoordelijke voor de Dossiers die hij bijhoudt. De Afnemer heeft geen toegang tot deze Dossiers louter omdat hij de Licentie betaalt: hij kent alleen de informatie die nodig is voor het beheer van zijn Licenties (status van elke Licentie en identiteit van de persoon die ze heeft geactiveerd). Het delen van Dossiers verloopt uitsluitend via de Praktijk of het Team, waarbij elke Professional er zelf voor kiest om zich daarbij aan te sluiten, los van de facturering.

Synkro verwerkt alleen de gegevens die voor elk doeleinde noodzakelijk zijn (artikel 5.1.c van de AVG). Het verkoopt, verhuurt of overdraagt geen enkel persoonsgegeven voor commerciële doeleinden en gebruikt geen enkel gegeven voor reclamedoeleinden.

6.1. Principe

Voor de Dossiers die hij bijhoudt, is de Professional verwerkingsverantwoordelijke: het is aan hem om over een rechtsgrond te beschikken, de Gevolgde Personen te informeren en, wanneer dat vereist is, hun toestemming te verkrijgen. Synkro levert de technische middelen, verwerkt de gegevens uitsluitend volgens zijn instructies en gebruikt ze niet voor eigen doeleinden.

De verwerkingen voor rekening van de Professional zijn: het bijhouden van het Dossier van de Gevolgde Persoon; de afname van gestandaardiseerde vragenlijsten en van tests, met geautomatiseerde berekening van de scores; het voorschrijven en opvolgen van oefeningen; de Biomechanische analyse; de ondersteuning door artificiële intelligentie; de agenda, de afspraken en de herinneringen daaraan; de online afspraakboeking; de meldingen die naar de gebruikers worden verstuurd; het delen binnen een Praktijk of een Team; de exports; voor de Zorgverleners die erop geabonneerd zijn, de Administratieve module.

Wanneer een Gevolgde Persoon aan Synkro een verzoek richt dat op deze gegevens betrekking heeft, bezorgt Synkro het onverwijld aan de betrokken Professional en staat Synkro hem bij om het te beantwoorden.

6.2. Delen binnen een Praktijk of een Team

Zich aansluiten bij een Praktijk of een Team is een keuze van elke Professional. Het delen van de Dossiers volgt dan de regels van de Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 11:

• in Synkro Clinic is elk Dossier standaard privé. De Professional kan het delen met de leden van zijn Praktijk, die er toegang toe hebben volgens het recht dat de beheerder van de Praktijk hun toekent ("raadplegen" of "raadplegen en wijzigen"). De beheerder kan de agenda gemeenschappelijk maken en nieuwe Dossiers bij hun aanmaak laten delen; hij ziet altijd de agenda van alle leden. De administratieve accounts van de Praktijk (secretariaat, onthaal) hebben alleen toegang tot de administratieve gegevens van de Patiënten (identiteit, contactgegevens, ziekenfonds) en tot de agenda's, nooit tot de gezondheidsgegevens of de facturering;
• in Synkro Motion heeft elk Dossier een reikwijdte die gekozen wordt door de Professional die ervoor verantwoordelijk is (privé, groep of organisatie); standaard is het Dossier privé.

Synkro levert de middelen voor dit delen, houdt elke deling bij en logt de toegangen, zonder ooit de omvang ervan te bepalen.

6.3. Online afspraakboeking

Een persoon kan een afspraak bij een Professional aanvragen vanuit diens openbare boekingspagina, zonder een account aan te maken. Hij deelt zijn naam, voornaam, contactgegevens, het gekozen tijdslot, in voorkomend geval de reden van de afspraak, de antwoorden op de voorafgaande vragenlijst die de Professional aanbiedt en de stukken die hij ervoor kiest bij te voegen mee. Deze gegevens worden alleen aan de betrokken Professional bezorgd en in diens ruimte geregistreerd, waar zij een contactfiche openen: zij vallen vanaf dan onder de verantwoordelijkheid van deze Professional en volgen de bewaarregels van zijn Dossiers.

6.4. Externe agenda

De Professional kan zijn Synkro-agenda koppelen aan een externe agenda:

• via een abonnementslink (iCalendar-formaat) die door andere agendasoftware wordt geleverd: de synchronisatie gebeurt dan alleen-lezen, Synkro importeert de periodes van onbeschikbaarheid om de overeenstemmende tijdslots te blokkeren en bezorgt geen enkel gegeven aan deze software;
• via een koppeling met een Google-agenda, alleen als de Professional die activeert: de synchronisatie is dan bidirectioneel. Synkro importeert de periodes van onbeschikbaarheid en zet de in Synkro gemaakte afspraken in de Google-agenda van de Professional, met de naam van de betrokken persoon en de notitie bij de afspraak. Deze informatie wordt dan door Google verwerkt volgens de overeenkomst tussen de Professional en Google.

6.5. Meldingen

De meldingen die naar het mobiele toestel van een gebruiker worden verstuurd, verlopen via de meldingsdienst van Expo en vervolgens via die van Apple of Google. De tekst van een melding kan de naam van een Gevolgde Persoon en het tijdstip van een afspraak bevatten. De meldingen kunnen worden uitgeschakeld in de instellingen van het toestel.

7.1. Gegevens van het gezondheidsprofiel

De gegevens over de Patiënten zijn gezondheidsgegevens in de zin van artikel 9 van de AVG. Het gaat met name om:

• de identificatie- en contactgegevens van de Patiënt;
• de gegevens van het Dossier: anamnese, voorgeschiedenis, bilans, sessienotities, voorschriften, sessies, opvolging van oefeningen, bijgevoegde documenten en media, evenals de versiegeschiedenis ervan;
• de vertrouwelijke informatie die een Professional invoert in de daartoe bestemde rubriek, alleen zichtbaar voor hem en versleuteld;
• de schriftelijke verslagen gericht aan de voorschrijvende arts en de post ontvangen in de eHealthBox van de Professional;
• de antwoorden op gestandaardiseerde vragenlijsten en de resultaten van klinische tests, met inbegrip van de automatisch berekende scores;
• de video's die aan de Biomechanische analyse worden onderworpen en de resultaten ervan;
• de afspraken;
• voor de Administratieve module, de gegevens beschreven in de afdeling "Administratieve module: eHealth en MyCareNet".

Deze regels zijn op dezelfde wijze van toepassing op de sporters die door een Zorgverlener worden opgevolgd, ook buiten het zorgkader.

7.2. Rechtsgronden

De toestemming die bij de aanmaak van de Patiëntenaccount wordt verkregen, heeft betrekking op het gebruik van de applicatie door de Patiënt. Het bijhouden van het Dossier door de Professional berust niet op deze toestemming: het vloeit voort uit de beroeps- en wettelijke verplichtingen van de Professional. Daarom maakt de intrekking van deze toestemming een einde aan de toegang van de Patiënt tot de applicatie zonder het Dossier te verwijderen (zie de afdeling "Patiëntenaccount en klinisch dossier").

7.3. Patiëntenaccount en klinisch dossier

De Patiëntenaccount (inloggegevens, voorkeuren, toestemmingen) staat los van het klinisch dossier dat de Professional bijhoudt.

Wanneer een Patiënt zijn account verwijdert, wordt zijn toegang onmiddellijk gedeactiveerd, kan de verwijdering gedurende dertig dagen worden geannuleerd met de link die hij per e-mail ontvangt, en wordt de account vervolgens definitief verwijderd (Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 13). Zijn facultatieve toestemming voor onderzoek, indien hij die had gegeven, wordt ingetrokken. Het klinisch dossier wordt niet verwijderd: het wordt losgekoppeld van de account en blijft bij de Professional, die er verantwoordelijk voor blijft en verplicht blijft het te bewaren overeenkomstig zijn wettelijke verplichtingen. De Patiënt heeft er via de applicatie geen toegang meer toe. De intrekking van de toestemming die bij de aanmaak van de account werd gegeven, gebeurt door de verwijdering van de account, met dezelfde gevolgen.

Om de rectificatie of de wissing van gegevens uit zijn klinisch dossier te verkrijgen, wendt de Patiënt zich tot zijn Professional. In België wordt het patiëntendossier ten minste dertig jaar en ten hoogste vijftig jaar na het laatste contact met de Patiënt bewaard (wet van 22 april 2019, artikel 35): gedurende deze termijn kan een verzoek tot wissing het niet vernietigen (artikel 17.3.b van de AVG). Wel kunnen worden gewist: de Patiëntenaccount, zijn banden met zijn Professionals en wat niet tot het patiëntendossier behoort. Een weigering wordt gemotiveerd en wijst op het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (artikel 12.4 van de AVG). Synkro staat de Professional bij in de behandeling van deze verzoeken.

7.4. Bewaring van het patiëntendossier

De Professional is als enige verantwoordelijk voor de bewaring van het dossier van zijn Patiënten gedurende de wettelijke termijn. In België legt de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg een bewaring op van ten minste dertig jaar vanaf het laatste contact met de Patiënt.

Een Dossier dat zorggegevens bevat, wordt niet verwijderd: de Professional maakt het inactief, en het blijft bewaard, raadpleegbaar en exporteerbaar (Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 13.3). Synkro bewaart de Dossiers zolang de account van de Professional bestaat, maar verwijdert ze samen met deze account (zie de afdeling "Bewaartermijnen"); in Synkro Clinic wordt een account die Dossiers bevat nooit wegens inactiviteit verwijderd. De Professional moet zijn Dossiers dus exporteren om aan zijn bewaarverplichting te voldoen, onder de voorwaarden van de Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 12.

7.5. Administratieve module: eHealth en MyCareNet

De Administratieve module, inbegrepen in de aanbiedingen "Synkro Clinic + Admin" en "Synkro Clinic + Admin + Motion", stelt de Professional in staat zijn administratieve formaliteiten bij de verzekering voor geneeskundige verzorging via Synkro te vervullen, via het eHealth-platform en het MyCareNet-netwerk:

• raadpleging van de verzekerbaarheid (dienst Member Data): ziekenfonds van aansluiting, gerechtigdencodes, bijzonder statuut (verhoogde tegemoetkoming), derdebetalersregeling, eventuele inschrijving bij een medisch huis en identificatie van de arts die het globaal medisch dossier beheert;
• elektronische getuigschriften voor verstrekte hulp (dienst eAttest): verstrekkingen, data, nomenclatuurcodes, bedragen, akkoordnummer;
• facturering aan de verzekeringsinstellingen (dienst eFact);
• aanvragen van een akkoord van de adviserend arts (dienst eAgreement): pathologiecode, datum en auteur van het voorschrift, bijlagen, beslissingen en eventuele redenen van weigering.

Synkro bewaart de berichten die met de verzekeringsinstellingen worden uitgewisseld (aanvragen en antwoorden, met inbegrip van hun ontsleutelde inhoud en hun ondertekende ruwe vorm), om de traceerbaarheid en het bewijs van de uitwisselingen te verzekeren die deze diensten vereisen. Zij worden bewaard gedurende de termijn vermeld in de afdeling "Bewaartermijnen".

Voor deze verwerkingen treedt Synkro op als verwerker van de Professional, die verwerkingsverantwoordelijke is. De ontvangers van de gegevens zijn het eHealth-platform (authenticatie en versleuteling van de uitwisselingen), het MyCareNet-netwerk en de verzekeringsinstellingen, met inbegrip van hun adviserend arts. Elke Professional gebruikt zijn eigen eHealth-certificaat, dat hij in Synkro oplaadt. Synkro verwerkt in dat verband het bestand van het certificaat, dat versleuteld wordt bewaard, de houder ervan, zijn rijksregisternummer en zijn geldigheidsperiode; het wachtwoord van het certificaat wordt nooit bewaard. Tijdens een sessie, die hoogstens twaalf uur duurt, worden de geopende sleutels versleuteld bewaard en daarna gewist op het einde van de sessie. Het certificaat wordt alleen gebruikt voor de uitwisselingen die deze Professional in gang zet en voor het ophalen van de antwoorden die voor hem bestemd zijn; het wordt verwijderd wanneer de Professional het intrekt of zijn account verwijdert. Het INSZ wordt alleen gebruikt om de Patiënt te identificeren in het Dossier en in deze uitwisselingen.

Elke dienst vereist een erkenning. De diensten worden een voor een ter beschikking gesteld, naarmate zij worden opengesteld, zonder verbintenis over een datum; de applicatie geeft aan welke diensten opengesteld zijn.

Elektronische identiteitskaart (eID). Zonder dat de Administratieve module vereist is, kan de Professional de eID-kaart van de Patiënt lezen, in diens aanwezigheid en met diens akkoord, door middel van software die op zijn computer is geïnstalleerd, die de identiteitsgegevens van de kaart zonder pincode leest en ze aan de applicatie bezorgt om het Dossier vooraf in te vullen: identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ), naam, voornamen, geboortedatum, geslacht, nationaliteit en adres; de foto van de kaart wordt niet geregistreerd.

Schriftelijk verslag en eHealthBox. Met hetzelfde certificaat, zonder dat de Administratieve module vereist is, kan de Professional het schriftelijk verslag aan de voorschrijvende arts verzenden en de post van zijn eHealthBox ontvangen (Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 14.12). Synkro verwerkt dan de inhoud van het verslag, de ontvanger ervan en de ontvangstbewijzen die de eHealthBox terugstuurt, evenals de ontvangen post: afzender, betrokken Patiënt en diens INSZ, tekst en bijlagen, versleuteld in rust. De ontvangers zijn de zorgverlener aan wie het verslag is gericht en het eHealth-platform, dat het bericht doorstuurt.

7.6. Gebruik in Frankrijk

De gegevens worden gehost bij Amazon Web Services, in de regio Parijs. Amazon Web Services bezit de certificering Hébergeur de Données de Santé (HDS) voor de hosting van infrastructuur. Synkro zelf is niet HDS-gecertificeerd, met name voor het beheer en de exploitatie van het informatiesysteem die het verzorgt. De Zorgverlener die in Frankrijk praktijk uitoefent, beoordeelt in het licht van artikel L.1111-8 van de Franse Code de la santé publique of het gebruik van Synkro verenigbaar is met zijn verplichtingen.

8.1. Gegevens van het sportprofiel

Voor de Sporters die door een Sportprofessional worden opgevolgd, verwerkt Synkro, voor rekening van deze Professional:

• de identificatie- en contactgegevens van de Sporter;
• de opvolgingsgegevens: discipline, niveau, lichaamsmaten en kenmerken die nuttig zijn voor de analyse (lengte, massa, leeftijd), prestatiemetingen, observaties, sessies en opnamen;
• de video's die aan de analyse worden onderworpen en de resultaten ervan (gewrichtshoeken, bewegingsuitslagen, symmetrie, aerodynamische schattingen, vergelijking met gepubliceerde referentiekaders);
• in voorkomend geval, de antwoorden op vragenlijsten en de resultaten van tests.

De gegevens van een Sporter worden doorgaans door de Professional ingevoerd. Wanneer een Sporter over een persoonlijke toegang beschikt, worden zijn inloggegevens door Synkro verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, en brengt de verwijdering van deze account niet de verwijdering mee van het Dossier dat de Professional bijhoudt.

De Professional baseert de verwerking op de uitvoering van de overeenkomst die hem met de Sporter verbindt (artikel 6.1.b) of op zijn gerechtvaardigd belang om de gevraagde begeleiding te verzekeren (artikel 6.1.f).

Synkro Motion is geen medisch hulpmiddel (Algemene Gebruiksvoorwaarden, artikel 15.2): de verstrekte indicatoren vormen noch een diagnose, noch een medisch advies.

8.2. Gezondheidsgegevens en toestemming van de Sporter

Bepaalde informatie die de Professional invoert (vermelding van een blessure, pijn, een terugkeer na onbeschikbaarheid, een voorgeschiedenis) kan gegevens over gezondheid vormen in de zin van artikel 9 van de AVG. De verwerking ervan vereist dan de uitdrukkelijke toestemming van de Sporter (artikel 9.2.a), die de Professional vóór elke registratie moet verkrijgen en die op elk ogenblik kan worden ingetrokken. De intrekking van de toestemming verplicht de Professional om deze informatie te verwijderen; zij doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerder uitgevoerde verwerking.

8.3. Video-opname

De Professional informeert de gefilmde Sporter en verkrijgt diens voorafgaand akkoord. Hij dient alleen video's in waarop identificeerbare derden te zien zijn met hun akkoord en leeft de regels na die gelden op de plaats van de opname.

8.4. Sportstructuren

Wanneer een structuur (club, federatie, prestatiecentrum) de opvolging van haar Sporters in een organisatie organiseert, is zij verwerkingsverantwoordelijke voor de Dossiers van haar Sporters onder de voorwaarden van de afdeling "Rollen van Synkro en van de Professionals". Een dienst op offerte kan eigen bewaarmodaliteiten bepalen, die nader worden omschreven in de overeenstemmende verwerkersovereenkomst, zonder het beschermingsniveau van dit beleid te verlagen.

De video's die aan de analyse worden onderworpen, worden opgeslagen in de infrastructuur van Amazon Web Services, regio Parijs. Zij worden verwerkt door modellen voor bewegingsreconstructie die in diezelfde infrastructuur draaien en die indicatoren produceren (gewrichtshoeken, bewegingsuitslagen, symmetrie, uitvoeringskwaliteit, vooruitgang en, voor het wielrennen, aerodynamische schattingen) evenals driedimensionale reconstructies. De indicatoren worden gesitueerd ten opzichte van gepubliceerde referentiekaders, vermeld met hun bron. De dienst Amazon Bedrock komt niet tussen in de Biomechanische analyse.

De video's en de reconstructies dienen uitsluitend om deze indicatoren te produceren. Zij worden nooit gebruikt om een persoon te identificeren of te authenticeren aan de hand van zijn fysieke kenmerken, en vormen dus geen verwerking van biometrische gegevens met het oog op identificatie in de zin van artikel 9.1 van de AVG.

De resultaten worden alleen aan de Professional voorgelegd, die over het gebruik ervan beslist. Zij vormen een hulpmiddel bij de beoordeling en nooit een diagnose of een automatisch voorschrift: er wordt geen enkele beslissing met rechtsgevolgen of die de persoon in aanzienlijke mate treft uitsluitend op basis van deze verwerking genomen (artikel 22 van de AVG).

De video's en de resultaten ervan maken deel uit van het Dossier en volgen de bewaarregels ervan. De video's worden nooit gebruikt voor de verbetering van de algoritmen.

Synkro Clinic biedt de Professional, op zijn verzoek en voor elk gebruik, twee ondersteunende functies aan die berusten op modellen van artificiële intelligentie:

• een sessienotitie ordenen: een vrij ingevoerde of gedicteerde tekst wordt verdeeld over de afdelingen en de velden van de notitie;
• het Dossier van de Patiënt vooraf invullen: een vrije tekst wordt verdeeld over de velden van het Dossier (identiteit, contactgegevens, beroep, voorgeschiedenis, symptomen, activiteiten).

Bezorgde gegevens. Voor elk verzoek worden bezorgd: de te ordenen tekst, de eventuele instructie van de Professional, de structuur van de notitie en de huidige inhoud van de velden ervan (met uitzondering van de gescoorde vragenlijsten en tests) en, voor de tweede functie of wanneer de verdeling tussen de notitie en het Dossier wordt gevraagd, de lijst van de velden van het Dossier met hun huidige inhoud, die de identiteit en de contactgegevens van de Patiënt kan bevatten. Er worden geen video's, geen andere documenten van het Dossier en geen gegevens van een andere Patiënt bezorgd.

Verwerking. De modellen (standaard Amazon Nova Lite, optioneel Anthropic Claude Haiku) worden uitgevoerd door de dienst Amazon Bedrock van Amazon Web Services, via inferentieprofielen die beperkt zijn tot de Europese Unie, die een verzoek naar een van meerdere AWS-regio's in de Europese Unie kunnen leiden. Overeenkomstig de servicevoorwaarden van AWS wordt de ingediende inhoud door de dienst niet bewaard en niet gebruikt om modellen te trainen, en hebben de aanbieders van de modellen er geen toegang toe.

Controle door de Professional. Het resultaat is een voorstel dat aan de Professional wordt getoond, met vermelding van de passages uit de oorspronkelijke tekst waaruit elk element afkomstig is. De Professional controleert de juistheid ervan en blijft als enige verantwoordelijk voor de inhoud van zijn Dossiers. Er wordt geen enkele beslissing op geautomatiseerde wijze genomen.

Gebruikslogboek. Voor elk verzoek registreert Synkro gebruiksstatistieken (gebruikt model, aantal tokens, kosten, duur, succes of fout) en de identificaties van de betrokken Professional, Patiënt en notitie. De inhoud van de verzoeken en van de antwoorden wordt niet bewaard. Dit logboek wordt twaalf maanden bewaard.

Voor de Zorgverleners worden deze verwerkingen uitgevoerd voor rekening van de Professional, op basis van de rechtsgrond beschreven in de afdeling "Rechtsgronden" van de specifieke bepalingen voor zorgverleners.

Geaggregeerde statistieken. Synkro berekent geaggregeerde indicatoren (aantal actieve gebruikers, gebruiksfrequentie van de functies, gemiddelden) die geen inhoud van de Dossiers en geen identificatie van personen bevatten en die niet toelaten een persoon te identificeren. Eenmaal anoniem vallen deze statistieken buiten het toepassingsgebied van de AVG (overweging 26).

Gebruiksmeting. De webapplicatie bezorgt Synkro gebruiksgebeurtenissen (geraadpleegd scherm, gebruikte functie, platform), gekoppeld aan een gepseudonimiseerde identificatie die noch de naam, noch het e-mailadres van de gebruiker bevat. Er wordt geen identificatie van een Gevolgde Persoon en geen inhoud bezorgd. Deze verwerking berust op het gerechtvaardigd belang van Synkro om het gebruik van zijn diensten te begrijpen om ze te verbeteren (artikel 6.1.f). Het detail van deze gebeurtenissen wordt na negentig dagen verwijderd; alleen de geaggregeerde statistieken worden langer bewaard.

Facultatieve toestemming voor onderzoek. Een facultatieve toestemming voor het gebruik van gegevens voor onderzoeksdoeleinden wordt, via een afzonderlijk vakje, aangeboden bij de aanmaak van de account van een Patiënt, en kan op elk ogenblik in de instellingen worden gewijzigd, zonder gevolgen voor de opvolging. Er worden momenteel geen gegevens voor onderzoeksdoeleinden gebruikt. Mocht dat veranderen, dan zouden alleen geanonimiseerde gegevens worden gebruikt, en zou dit beleid vooraf worden bijgewerkt.

De gegevens worden alleen meegedeeld aan de volgende ontvangers, binnen de grenzen van wat voor hen noodzakelijk is.

Binnen de diensten. De Professional heeft toegang tot de Dossiers die hij bijhoudt. In Synkro Clinic hebben de actieve leden van zijn Praktijk toegang tot de Dossiers die hij met hen deelt, volgens hun recht, en zien zij zijn agenda (tijdslots, naam van de Patiënt, reden) volgens de instellingen van de Praktijk; het administratief personeel van de Praktijk dat houder is van een administratieve account, heeft alleen toegang tot de administratieve gegevens van de Patiënten (identiteit, contactgegevens, ziekenfonds) en tot de agenda's; de vertrouwelijke informatie is alleen zichtbaar voor haar auteur; in Synkro Motion hebben de leden van zijn Team alleen toegang tot de Dossiers waarvan de reikwijdte hen omvat (afdeling "Delen binnen een Praktijk of een Team"). De Gevolgde Persoon heeft toegang tot haar eigen gegevens en tot de elementen die haar Professional haar ter beschikking stelt. De personen die belast zijn met de technische exploitatie van Synkro, gebonden door geheimhouding, hebben alleen toegang tot de Dossiers in geval van technische noodzaak, en deze toegang wordt geregistreerd.

Dienstverleners en ontvangers. Synkro doet een beroep op de volgende dienstverleners. Diegenen die als subverwerkers zijn aangeduid, verwerken gegevens van de Dossiers voor rekening van de Professionals en zijn gebonden door een overeenkomst die voldoet aan artikel 28 van de AVG; deze lijst is identiek aan die van de DPA.

Elke wijziging van de lijst van subverwerkers wordt ten minste dertig dagen vóór de inwerkingtreding ervan ter kennis gebracht van de Professionals, onder de voorwaarden bepaald in de DPA.

Andere ontvangers.

• eHealth-platform, MyCareNet-netwerk en verzekeringsinstellingen, voor de Administratieve module (zie de afdeling "Administratieve module: eHealth en MyCareNet"); zij handelen binnen hun eigen wettelijk kader en zijn geen verwerkers van Synkro.
• Zorgverleners die een schriftelijk verslag ontvangen, via de eHealthBox, wanneer de Professional het hun toestuurt.
• Overheden, wanneer de wet dat oplegt.
• Bij overdracht van de activiteit van Synkro aan een vennootschap die ze overneemt, deze vennootschap, die door dit beleid gebonden zal zijn; de gebruikers worden daarvan vooraf op de hoogte gebracht.

De Dossiers van de Gevolgde Personen, met inbegrip van de video's, de analyseresultaten en de gegevens van de Administratieve module, worden gehost in de Europese Unie. De verzoeken om ondersteuning door artificiële intelligentie worden uitsluitend verwerkt in AWS-regio's van de Europese Unie.

Bepaalde dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen daar gegevens verwerken: Stripe (betalingsgegevens), Resend (e-mails), Expo (meldingen), Vercel (websites), Calendly (module voor afspraakboeking), Google (lettertypen en, als de Professional die heeft gekoppeld, agenda). Elementen uit een Dossier kunnen aldus worden doorgegeven: het e-mailadres en de naam van een Gevolgde Persoon in een e-mail, haar naam en het tijdstip van een afspraak in een melding en, als de Professional die heeft gekoppeld, de naam en de notitie bij de afspraak in zijn Google-agenda.

Deze doorgiften worden, naargelang de dienstverlener, omkaderd door het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 betreffende het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, voor de dienstverleners die in dit kader gecertificeerd zijn, of door de modelcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (besluit 2021/914). Het Verenigd Koninkrijk geniet een adequaatheidsbesluit. Een kopie van de toepasselijke waarborgen kan worden verkregen bij het contactpunt voor gegevensbescherming.

De onderstaande tabel is de enige referentie voor de bewaartermijnen voor alle contractuele documenten van Synkro.

Synkro neemt technische en organisatorische maatregelen die aan het risico zijn aangepast, met name:

• de hosting bij Amazon Web Services, regio Parijs (eu-west-3), waarbij de gegevens in Frankrijk worden opgeslagen;
• de versleuteling van de uitwisselingen (HTTPS, minimaal TLS 1.2);
• de versleuteling in rust van de databank (AES-256, sleutels beheerd door AWS KMS) en van de bestandsopslag (AES-256), aangevuld met een eigen versleuteling van bepaalde gevoelige velden, waaronder het INSZ;
• de hashing van de wachtwoorden (bcrypt) en sessietokens met beperkte duur;
• de afscherming van de toegangen: elke Professional heeft alleen toegang tot de Dossiers die hij bijhoudt en tot die waartoe de deelregels van zijn Praktijk of zijn Team hem toegang geven; in Synkro Clinic wordt elke toegang door de server gecontroleerd volgens het profiel van de gebruiker (Professional of administratieve account) en zijn recht ("raadplegen" of "raadplegen en wijzigen"), en standaard geweigerd;
• de logging van de toegangen tot de Dossiers en de uitsluiting van gezondheidsgegevens uit de technische logboeken;
• de versleuteling van de eHealth-certificaten van de Professionals (AES-256-GCM), waarvan het wachtwoord nooit wordt bewaard, met sessies die beperkt zijn tot twaalf uur, waarbij elke oplading, elke opening van een sessie en elke ondertekende verzending wordt bijgehouden;
• de bewaring van de andere technische geheimen in een versleutelde kluis (AWS Secrets Manager);
• een toegang tot de infrastructuur die beperkt is tot de personen die ze nodig hebben, volgens het principe van de minste privileges;
• automatische back-ups en een bewaking van de infrastructuur met waarschuwingen.

De applicaties bewaren op het toestel van de gebruiker de elementen die nodig zijn voor de sessie en, in voorkomend geval, de concepten die worden opgesteld (zie de afdeling "Cookies en lokale opslag"). Het wordt aanbevolen de diensten niet te gebruiken op een gedeeld toestel zonder zich af te melden.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens meldt Synkro dit aan de Gegevensbeschermingsautoriteit onder de voorwaarden van artikel 33 van de AVG voor de verwerkingen waarvoor het verantwoordelijk is, informeert het de betrokkenen wanneer artikel 34 dat vereist en, voor de gegevens die voor rekening van een Professional worden verwerkt, informeert het deze laatste binnen de termijnen bepaald in de DPA.

De volgende regel is van toepassing op elke minderjarige Gevolgde Persoon, zowel Patiënt als Sporter, ongeacht het land:

• jonger dan dertien jaar: de account wordt aangemaakt en elke toestemming wordt uitsluitend gegeven door de houder van het ouderlijk gezag;
• van dertien tot achttien jaar: de toestemming wordt gezamenlijk gegeven door de minderjarige en door de houder van het ouderlijk gezag.

Deze regel biedt meer bescherming dan de drempels die de nationale rechtsstelsels bepalen (dertien jaar in België, vijftien jaar in Frankrijk); hij is dus in alle gevallen van toepassing. De Professional controleert de leeftijd van de Gevolgde Persoon en verkrijgt de vereiste toestemmingen voordat hij haar een uitnodigingscode bezorgt en vóór elke video-opname.

De rechten van een minderjarige jonger dan dertien jaar worden uitgeoefend door de houder van het ouderlijk gezag. Die van een minderjarige van dertien tot achttien jaar worden uitgeoefend door de minderjarige of door de houder van het ouderlijk gezag, op vertoon van een bewijsstuk; wanneer het verzoek een toestemming betreft, wordt het gezamenlijk ingediend.

U beschikt over de volgende rechten op uw gegevens:

• recht op inzage (artikel 15): bevestiging verkrijgen dat uw gegevens worden verwerkt en er een kopie van ontvangen;
• recht op rectificatie (artikel 16): onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
• recht op wissing (artikel 17), onder voorbehoud van de wettelijke bewaarverplichtingen;
• recht op beperking van de verwerking (artikel 18);
• recht op overdraagbaarheid (artikel 20): de gegevens die u hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd formaat (JSON, CSV of ZIP-archief, naargelang het product);
• recht van bezwaar (artikel 21) tegen de verwerkingen die op het gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd;
• recht om uw toestemming in te trekken op elk ogenblik, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerder uitgevoerde verwerking;
• recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit (artikel 22): de diensten nemen geen enkel besluit van die aard.

Verschillende van deze rechten worden rechtstreeks in de applicatie uitgeoefend: export van de gegevens, wijziging van het profiel, intrekking van de toestemming voor onderzoek in de instellingen, verwijdering van de account. Voor elk ander verzoek schrijft u naar het contactpunt voor gegevensbescherming: dpo@synkroclinic.com. Synkro kan bij redelijke twijfel een identiteitsbewijs vragen. Er wordt geantwoord binnen een termijn van één maand na ontvangst van het verzoek, die met twee maanden kan worden verlengd bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken, met voorafgaande kennisgeving (artikel 12.3).

Voor de gegevens van een Dossier dat door een Professional wordt bijgehouden, moet het verzoek worden gericht aan deze Professional, die verwerkingsverantwoordelijke is; als het bij Synkro terechtkomt, bezorgt Synkro het aan hem en staat Synkro hem bij om het te beantwoorden.

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthoudende autoriteit van uw land van verblijf of werk (in Frankrijk, de Commission nationale de l'informatique et des libertés, www.cnil.fr).

Overeenkomstig artikel 129 van de Belgische wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie vereist de opslag van informatie op uw toestel, of de toegang tot informatie die erop is opgeslagen, uw toestemming, behalve wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de levering van de dienst die u uitdrukkelijk hebt gevraagd.

Applicaties. De applicaties Synkro Clinic en Synkro Motion plaatsen geen cookies. Zij gebruiken de lokale opslag van de browser of de beveiligde opslag van het mobiele toestel voor alleen de strikt noodzakelijke elementen: sessietokens en profielinformatie om aangemeld te blijven, taal, weergavevoorkeuren (tabbladen, weergaven, agenda), actieve organisatie en concepten die worden opgesteld, waaronder concepten van notities die gegevens van het Dossier kunnen bevatten. Deze elementen blijven op het toestel tot de afmelding, tot zij worden vervangen of tot de gebruiker ze wist in de instellingen van zijn browser. Zij vereisen geen toestemming.

Website. De website synkroclinic.com plaatst één enkele, strikt noodzakelijke cookie, die de weergavetaal tijdens de sessie onthoudt. Hij gebruikt de sessieopslag van de browser om de inhoud van een boekingsformulier dat wordt ingevuld, met inbegrip van de antwoorden op de voorafgaande vragenlijst, te bewaren tot de verzending ervan, en de lokale opslag om de weergavemodus van de gids te onthouden. Wanneer u dit in uw browser toestaat, wordt uw locatie gebruikt om de Professionals in uw buurt weer te geven. De website gebruikt geen enkel hulpmiddel voor publieksmeting, geen enkele reclamecookie en geen enkele tracker voor profilering.

Inhoud van derden. De kaarten en de opzoeking van adressen in de gids berusten op de servers van de OpenStreetMap Foundation (OpenStreetMap en Nominatim), en de lettertypen van de applicaties worden geladen vanaf Google Fonts (zie de afdeling "Ontvangers en subverwerkers"). De module voor afspraakboeking van Calendly, geïntegreerd in de websites, kan zijn eigen cookies plaatsen volgens zijn beleid.

Elk toekomstig gebruik van niet-noodzakelijke cookies of trackers zal worden voorafgegaan door duidelijke informatie en het verkrijgen van uw toestemming.

Synkro kan dit beleid wijzigen om rekening te houden met de evolutie van de diensten of van de regelgeving. Bij een wezenlijke wijziging worden de gebruikers daarvan ten minste dertig dagen vóór de inwerkingtreding ervan op de hoogte gebracht in de applicatie en per e-mail. De geldende versie is op elk ogenblik toegankelijk in de applicatie en op de website.

Dit Privacybeleid is opgesteld in het Frans. Vertalingen in het Engels en in het Nederlands worden ter informatie ter beschikking gesteld. Bij verschil tussen de Franse versie en een vertaling heeft de Franse versie voorrang.

Dit Privacybeleid is onderworpen aan het Belgisch recht. Bij gebrek aan een minnelijke oplossing zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel (gerechtelijk arrondissement Brussel) bevoegd, onverminderd de dwingende regels ter bescherming van de consumenten en de rechten die de betrokkenen ontlenen aan artikel 79 van de AVG.